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Mit dem Microsoft-Programm Powerpoint hat man umfangreiche Möglichkeiten, mittels Folien viele Texte, aber auch Grafiken, Diagramme sowie Tabellen zu präsentieren.
In dieser kleinen Dokumentation geben wir Tipps und Tricks weiter, die uns das Arbeiten mit Powerpoint erleichtert haben. Hier gilt: Nicht alle Tipps sind für alle Powerpoint-Versionen gültig. Getestet wurden die meisten Tipps mit den 2013er- und 2019er-Versionen von Powerpoint.
Powerpoint enthält eine Funktion, mit denen Objekte in bezug auf die Folie exakt ausgerichtet werden können. Man kann Objekte auf der Folie zentrieren oder in der rechten unteren Ecke der Folie platzieren.
Erzeugen Sie zunächst die Objekte und markieren Sie die auszurichtenden Objekte, indem Sie [Umschalt] gedrückt halten, während Sie die Objekte nacheinander anklicken.
Unter "Start | Zeichnung | Anordnen" ist nun der Punkt "Ausrichten" aktiv. In diesem Menü legen Sie die gewünschte Ausrichtung fest.
Wer jetzt sagt: "Ausrichten kann man auch mit der Maus", hat recht. Aber das zentrierte Ausrichten kann man eben genauer mit der zuvor beschriebenen Funktion.
Die Animationsmöglichkeiten von Powerpoint sind sehr umfangreich. Praktisch jedes Element auf den Folien kann einzeln bewegt und manipuliert werden. Normalerweise kann z. B. nur ein komplettes Diagramm animiert werden, etwa indem es von links auftaucht und an die gewünschte Position auf der Folie segelt. Mit einem Trick können Sie aber dafür sorgen, dass sich das Diagramm nach und nach, also Säule für Säule aufbaut.
Dafür müssen Sie zunächst über die Schaltfläche "Einfügen | Neue Folie" eine Folie einfügen, dann wählen Sie "Einfügen | Diagramm" aus. Geben Sie in der Tabelle die gewünschten Werte ein und wechseln Sie dann über einen Klick auf die Schaltfläche "Foliensortierung" (in der unteren Leiste halbrechts die vier kleinen Rechtecke anklicken) des Bildschirms zu der entsprechenden Ansicht. Dort markieren Sie die Diagrammfolie mit einem Mausklick und betätigen [Strg] [C], um die Folie in die Zwischenablage zu kopieren.
Mit viermaligem [Strg] [V] fügen Sie Kopien dieser Folie in die Präsentation ein, um schließlich fünf identische Folien zu besitzen. Ein Doppelklick auf die erste Folie bringt Sie in die entsprechende Folienansicht. Danach klicken Sie doppelt auf das Diagrammfeld, damit Sie das Diagramm bearbeiten können. Löschen Sie alle Werte in der Tabelle, lassen aber die Überschriften stehen.
Wechseln Sie dann zur zweiten Folie und bringen Sie das Diagramm wieder mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus. Nach einem Rechtsklick auf das Diagramm wählen Sie "Daten bearbeiten". Dort löschen Sie hier alle Werte, außer denen des ersten Quartals. Gehen Sie mit den restlichen Folien ebenso vor: lassen Sie immer ein Quartal mehr in der Tabelle. Die dritte Folie enthält also die Werte von Quartal eins und zwei, die vierte Folie von eins bis drei, und die letzte Folie zeigt schließlich alle Quartale.
Über einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche wechseln Sie jetzt wieder in auf "Foliensortierung" und markieren alle betreffenden Folien: Halten Sie die [Umschalt]-Taste gedrückt, während Sie die Folien nacheinander anklicken.
Im Menü "Übergänge" wählen Sie den gewünschten Übergang, und unter "Effektoptionen" den gewünschten Effekt aus. Unter "Anzeigedauer" geben Sie die gewünschte Dauer in Sekunden ein. Abschließend betrachten Sie mit der "Bildschirmpräsentation" Ihr Werk bzw. führen notwendige Änderungen durch.
Wird in eine Präsentationsfolie eine Grafik eingefügt, wünscht man sich häufig einen durchsichtigen Hintergrund. Allerdings funktioniert das nicht automatisch.
Klicken Sie das betreffende Bild zunächst mit der Maus an und wählen in dem neu auftauchenden Menü "Bildtools Format" dann auf der linken Seite "Farbe". In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie "Transparente Farbe bestimmen".
Wenn Sie mit der Maus über das Bild fahren, verändert sich der Mauszeiger in eine Pipette. Klicken Sie dann in einen Bereich des Bildes, das transparent erscheinen soll.
Immer wieder gibt es Probleme bei der Ausrichtung von Objekten. Dies trifft besonders dann zu, wenn zusätzlich noch die Größe angepasst werden muss.
Powerpoint ist in der Lage, jedes beliebige Objekt proportional zu verkleinern und zu vergrößern. Die notwendigen Informationen geben Sie unter "Zeichentool Format | Größe" an. Bei Bildern lautet das Menü "Bildtools Format". Besonders interessant ist diese Funktion für das Einfügen und Bearbeiten von Videosequenzen (Menü "Videotools Format"). Der kleinste Fehler bei dem Seitenverhältnis wirkt störend.
Mittels Vorschau und stufenloser Anpassung lassen sich sehr gute Ergebnisse bei der Größenanpassung von Objekten erzielen.
Das Powerpoint unterstützt eine besondere Art von Textobjekten, die "Kommentare" genannt werden. Kommentare können sichtbar oder verborgen sein; sie eignen sich als Merkzettel oder Aufkleber für Powerpoint-Folien. Beim Überprüfen einer Präsentation können Sie z. B. Kommentare direkt auf die Folien "kleben", um Korrekturwünsche gleich an der richtigen Stelle zu platzieren.
Kommentare werden in farbigen Kommentarfeldern angezeigt. Zum Einfügen von Kommentaren wählen Sie in der Folienansicht die Folie aus, die Sie mit einem Kommentar versehen wollen. Mit einem Klick auf "Einfügen | Kommentar" erzeugen Sie einen farbigen Notizzettel. Nun geben Sie Ihren Text ein und klicken dann auf eine beliebige Stelle neben dem Kommentarfeld. Jetzt können Sie den Kommentar an die gewünschte Stelle verschieben.
Sie können ihn auch außerhalb des Folienrandes platzieren. Dann ist er während der Präsentation auf keinen Fall zu sehen. Möchten Sie allerdings eine Bildschirmpräsentation ohne Kommentare vorführen, so blenden Sie die Kommentare aus, indem Sie unter Ansicht auf Kommentare klicken.
In Powerpoint erhält man durch das Zusammenspiel mit WordArt interessante Schriftzüge, durch Schattierungen zum Teil auch mit 3D-Effekten. Möchten Sie etwa den Schriftzug "HOLZ" mit einer Holzoberfläche und einem Schatten versehen, wählen Sie in Powerpoint zunächst "Einfügen | WordArt". Geben Sie in das Feld mit dem Beispieltext Ihren Text für den Schriftzug an und weisen Sie ihm danach eine beliebige Schriftart im Menü "Start | Schriftart", beispielsweise "Arial Fett" zu.
Danach können Sie dem Textfeld einen passenden Hintergrund verpassen: Gehen Sie zum Menü "Zeichentools Format", dann zu "Fülleffekt | Struktur".
Oder Sie geben dem Schriftzug selbst eine geeignete Textur: Menü "Zeichentools Format", dann zu "Textfüllung | Textur".
Wenn Sie in einer Powerpoint-Präsentation nicht alltägliche Schriftarten verwenden und die Datei auf einem anderen Rechner abspielen wollen, kommen Sie womöglich in Teufels Küche. Möchten Sie eine solche Datei z. B. auf einem Veranstaltungsrechner präsentieren, der zwar Powerpoint, nicht aber die von Ihnen verwendeten Schriftarten installiert hat, leidet das Layout womöglich beträchtlich, weil diese Schriften durch die Standardschriftart ersetzt werden.
Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass im Menü "Datei | Optionen | Speichern" das Kontrollkästchen "Schriftarten in der Datei einbetten" aktiv ist.
Haben Sie die Datei bereits gespeichert, gelangen Sie über "Datei | Speichern unter" zu derselben Dialogbox (über "Tools | Optionen | Speichern") und können in ihr dieses Kästchen aktivieren.
Vertikal angeordnete Wörter in einer Präsentation eignen sich hervorragend als Blickfang. Powerpoint sieht jedoch keine spezielle Funktion dafür vor.
Sie können sich mit diesem Trick behelfen: Schreiben Sie das gewünschte Wort in ein Textfeld. Nun reduzieren Sie die Breite der Textbox per Maus, bis nur noch ein Buchstabe Platz findet.
Automatisch ordnet Powerpoint die restlichen Buchstaben darunter an. Für die richtige Höhe der Textbox sorgt diese Option: Menü "Zeichentools Format", dann "Form formatieren | Formoptionen". Wählen Sie dann bei "Textfeld" dieses: "Größe der Form dem Text anpassen".
Wenn Sie eine automatische Präsentation, die per individueller "Anzeigedauer" eingerichtet worden ist, kurz unterbrechen wollen, weil z. B. eine Diskussion entstanden ist, gibt es die Möglichkeit einer Pause: Drücken Sie die Taste [S] und der Bildschirm erscheint schwarz. Ein weiteres [S] setzt die Präsentation fort.
Starten einer Präsentation ab Anfang: [F5]
Starten einer Präsentation ab der aktuellen Folie: [UMSCHALT] + [F5]
Beenden der Präsentation: [ESC]
Neue Präsentation erstellen: [STRG] + [N]
Neue Folie hinzufügen: [STRG] + [M]
Für die Textkästen in Powerpoint sind in den Standardeinstellungen bereits Tabulatoren in gleichmäßigen Abständen vorgesehen.
Die Positionen können Sie erst sehen, wenn Sie die Lineale über "Ansicht | Lineal" einblenden und in eine Textbox klicken. Die grauen Kerben am unteren Rand des oberen Lineals sind die Standardtabulatoren.
Sie können die Abstände zwischen diesen Tabulatoren ganz einfach verändern: Greifen Sie sich die Markierung des ERSTEN Tabulators auf dem Lineal mit der Maus und ziehen Sie ihn so weit vom linken Seitenrand nach links oder rechts, wie der Abstand zwischen den Tabstops sein soll.
Wünschen Sie einen Tabulatorabstand von 2 cm, ziehen Sie den ERSTEN Tabulator auf die Position 2 cm auf dem Lineal. Die weiteren Tabulatoren richtet Powerpoint automatisch alle 2 cm aus.
Jede Präsentation gewinnt durch ihre grafischen Elemente. Die Clipart-Sammlung in Powerpoint bietet einen reichen Fundus für kreative Anwender. Doch im Eifer des Gefechts kann schon durch einen falschen Tastendruck eine komplette Kategorie gelöscht werden. Was auf den ersten Blick wie eine mittlere Katastrophe aussieht, entpuppt sich nach einigen Handgriffe als absolute Kleinigkeit.
Grundsätzlich geht beim Löschen nicht die gesamte Kategorie von Cliparts verloren, sondern lediglich die Zuordnung. Wählen Sie einfach unter "Organisieren" die Option "Grafiken aktualisieren", und die verloren geglaubte Information erscheint mit den enthaltenen Grafiken wieder am Bildschirm.
Aufgabe: Alle Notizenseiten einer Präsentation sollen auf ein einheitliches Format gebracht werden.
Sub NotizenSeiten_anpassen()
Dim D As CommandBarControl
Dim I As Integer
Dim Anzahl As Integer
Const Lay = 700 'die ID des Menüpunktes
ActiveWindow.ViewType = ppViewNotesPage
Set D = CommandBars.FindControl(Id:=Lay)
Anzahl = ActivePresentation.Slides.Count
For I = 1 To Anzahl
ActiveWindow.View.GotoSlide Index:=I
D.Execute
SendKeys "%M"
SendKeys "~" 'Enter
DoEvents
Next
End Sub
Aufgabe: Bevor eine Präsentation weitergegeben wird, sollen alle Notizen-Texte in der Notizenansicht gelöscht werden. Das Programm blättert durch alle Folien; dann werden alle Shapes geprüft, ob ein Textfeld vorhanden ist. Wenn ja, wird der Notizen-Text gelöscht. Die Textfelder auf den Folien selbst sollen jedoch nicht gelöscht werden.
Sub Loeschen()
Dim texte As Shapes
Dim s As Object
Dim i As Integer
Dim anzahl As Integer
ActiveWindow.ViewType = ppViewNotesPage
anzahl = ActivePresentation.Slides.Count
For i = 1 To anzahl
ActiveWindow.View.GotoSlide Index:=i
Set texte = ActivePresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes
For Each s In texte
If s.HasTextFrame Then s.Delete
Next
Next
End Sub
© Powerpoint: Tipps und Tricks zur Office-Anwendung wurde dokumentiert von Winfried Brumma (Pressenet), 2020. Bildnachweis: Arbeiten mit Powerpoint, CC0 (Public Domain Lizenz).
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