|
Im zweiten Teil der Doku zur Textverarbeitung mit Word geben wir weitere Tipps, die das Arbeiten mit Word erleichtern können. Wer zuvor zum ersten Teil zurückgehen möchte, öffnet mit einem Klick ein neues Fenster: Word: Tipps und Tricks zur Office-Anwendung I.
Hier gilt: Nicht alle Tipps sind für alle Word-Versionen gültig. Getestet wurden die Tipps zuletzt mit den 2013er- und 2019er-Versionen von Word.
Sie wollen Informationen über die Zeichen- und Absatzformatierung einer Passage eines Dokuments abrufen?
Drücken Sie [Umschalt] [F1] und klicken dann an die Stelle des Textes, dessen Formatierung Sie unter die Lupe nehmen wollen.
Problem: Sie suchen nach einer Möglichkeit, wie man es vermeiden kann, dass Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite erscheinen. Sie möchten diese nur für die erste Seite einsetzen.
Wählen Sie das Menü "Seitenlayout | Seite einrichten" und aktivieren im gleichnamigen Dialog die Registerkarte "Layout". Im Bereich "Kopf- und Fußzeilen" markieren Sie die Option "Erste Seite anders".
Die Kopf- bzw. Fußzeile können Sie anschließend im Menü "Einfügen | Kopfzeile oder Fußzeile" für die erste Seite einrichten. Für den Rest des Dokuments werden keine Kopf- und Fußzeilen definiert.
Im Menü "Seitenlayout | Umbrüche | Nächste Seite" richtet man eine neue Seite ein bzw. setzt einen Umbruch zur nächsten Seite.
Die Kopf- bzw. Fußzeile wird anschließend im Menü "Einfügen | Kopfzeile oder Fußzeile" für die betreffende Seite eingerichtet.
Dann in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeilentools" den Button "Mit vorheriger verknüpfen" deaktivieren. Die Beschriftungen der vorherigen Seiten kann man dann manuell ändern oder auch löschen.
Möchte man zur deutlichen Unterscheidung zwischen der Null und dem großen O anstelle der normalen Null eine von einem Schrägstrich durchgestrichene Null verwenden, bietet das entsprechende Sonderzeichen der Schriftart "Symbol" keine zufriedenstellende Lösung (Befehl "Einfügen | Symbol | Weitere Symbole").
Möchten Sie eine "echte" durchgestrichene Null erzeugen, drücken Sie zunächst die [Alt]-Taste, dann tippen Sie auf dem Ziffernblock nacheinander die 1, 5 und 7. Fertig.
Beim Import der Felder von einem Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument kämpft manche Sekretärin verzweifelt mit der Formatierung von Datum, Währungen oder Postleitzahlen.
Generell gilt, alle Zellen bereits VOR der Dateneingabe in Excel als "Text" zu formatieren (also nicht als Datum oder Währung!). Dann hat man z. B. die richtigen Werte bereits in der Exceltabelle als "Text" eingetippt, z. B. "EUR 1.027,25" oder "02.05.2020" (ohne "Gänsefüßchen" selbstverständlich).
Eine Postleitzahl mit einer Null an erster Stelle schreibt man mit einem Apostroph in die Excel-Zelle, z. B. so: '01234
Sollte es dennoch nicht funktionieren, muss man in Word die Seriendruckfelder einzeln von Hand formatieren. Selektieren Sie dazu in Word ein Seriendruckfeld und drücken Sie ALT+F9. Dann erscheint der Code des betreffenden Feldes, der so ähnlich aussehen könnte:
{MERGEFIELD feld_name}
Um z. B. das Datum korrekt im Serienbrief auszugeben, erweitern Sie den Code wie folgt:
{MERGEFIELD feld_name \@ "dd.MM.yyyy"}
Um z. B. einen Preis korrekt auszugeben, erweitern Sie den Code wie folgt:
{MERGEFIELD feld_name \# ".0,00"}
oder:
{MERGEFIELD feld_name \# ".0,00 EUR"}
oder:
{MERGEFIELD feld_name \# " #.###,00"}
Anschließend drücken Sie wieder ALT+F9, um den Code auszuschalten.
Andere Beispiele:
– Postleitzahl mit führender Null anzeigen: {MERGEFIELD feld_name \# "00000"}
– Prozentangaben: {MERGEFIELD feld_name \# ".0,00 %"}
– Zeiten anzeigen: {MERGEFIELD feld_name \@ "HH:mm"}
– Nummern mit Leerfeldern versehen: {MERGEFIELD feld_name \# "0000 0000 0000 0000"}
Neuere Word-Versionen haben damit keine Probleme. Bei älteren Word-Versionen gilt: Zunächst das gesamte Dokument formatieren: "Format | Absatz | Zeilen- und Seitenwechsel": Dort das Feld "Absätze nicht trennen" markieren.
Dann Cursor in Tabellenfeld stellen, das auf Seite 2 umgebrochen werden soll.
Dann die Tastenkombination: [Strg] & [Umschalt] – Enter. Fertig.
[Umschalt] & [Alt] drücken. Dann mit den Cursortasten die Zeilen nach oben oder unten verschieben.
Das geht auch mit ganzen Text-Absätzen!
Möchten Sie das Setzen und Ändern von Tabulatoren etwas komfortabler gestalten, halten Sie die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie die Tabulatoren am Lineal einrichten.
Word zeigt Ihnen dann sämtliche relevanten Abstände, wie Seitenränder, Einzüge und die Entfernung zwischen den Tabulatoren in Zentimetern an.
Im Menü Extras | AutoKorrektur | AutoFormat während... den Schalter "Rahmen" und "Tabellen" aktivieren.
Im Dokument gibt man dann drei- oder mehrmals hintereinander (ohne Zwischenraum!) folgende Zeichen ein:
- - - _ _ _ === ~~~ *** oder ###
Nach Drücken von Enter erhält man dann verschieden gestylte Trennlinien.
Manchmal passen ein oder zwei Zeilen Text nicht mehr auf die letzte Seite. Solche Überbleibsel sehen nicht nur unschön aus, sie verschwenden auch Papier. Natürlich kann man in einem solchen Fall die Seitenränder, Schriftgrößen und Zeilenabstände per Hand verändern. Dies ist jedoch mit Kleinarbeit verbunden.
Über das Menü "Datei | Optionen | Menüband anpassen" kann man ein Symbol "Um eine Seite verkleinern" anlegen. Nach einem Klick auf dieses Symbol versucht Word, den Text mit Hilfe kleiner Formatänderungen so zu verkleinern, dass für die letzten paar Zeilen keine neue Seite nötig ist.
Einen Nachteil hat dieses Verfahren jedoch: Da unter anderem die Schriftgröße verändert wird, eignet es sich nur sehr bedingt für Geschäftskorrespondenz und Dokumente, bei denen ein einheitliches Erscheinungsbild gewünscht wird. Bei privaten Briefen und Korrespondenz, bei der das Layout eine untergeordnete Rolle spielt, kann es aber durchaus hilfreich sein, einen etwas zu lang geratenen Text mit einem einzigen Mausklick ein wenig zu quetschen.
Wählen Sie "Datei | Optionen | Add-Ins". In der Liste ganz unten wählen Sie bei "Verwalten" die Option "Word-Add-Ins" aus, und klicken Sie dann auf "Gehezu". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Vorlagen". Aktivieren Sie dort unter "Globale Vorlagen und Add-Ins" das Kontrollkästchen neben der Vorlage oder dem Add-In, das geladen werden soll.
Werden die Vorlage oder das Add-In im Feld nicht angezeigt, klicken Sie zunächst auf "Hinzufügen" und öffnen dann den Ordner mit der gewünschten Vorlage bzw. dem Add-In. Dann bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf "OK".
Anmerkung: Wenn Sie eine Vorlage oder ein Add-In laden, wird dieses während der aktuellen Word-Sitzung ausgeführt. Wenn Sie Word beenden und dann neu starten, werden Vorlage oder Add-In jedoch nicht automatisch geladen.
Ist im Startordner eine Vorlage oder ein Add-In-Programm gespeichert, wird dieses bei jedem Start von Word automatisch ausgeführt. Um die Einstellung "AutoStart" anzuzeigen oder zu ändern, wählen Sie "Datei | Optionen | Erweitert". Scrollen Sie nach unten zu "Allgemein" und klicken Sie dann auf "Dateispeicherorte". Notieren Sie sich den für den Start angegebenen Speicherort. Speichern Sie die Vorlage oder das Add-in, die beim Starten von Word verfügbar sein soll, an diesem Speicherort.
Versucht man, in einer Word-Tabelle nur die Breite eines einzelnen Feldes der Tabelle zu ändern, beeinflußt man automatisch die Breite der gesamten Spalte und nicht nur die einer einzelnen Zelle. Nur wenn man die Zeile markiert, ist man in der Lage, die Breite einer einzelnen Zelle zu verändern. Weil die Gesamtbreite der Tabelle jedoch gleich bleibt, verändert sich dabei automatisch auch die Breite der letzten Zelle in der entsprechenden Zeile.
Am gezieltesten kann man deshalb die Breite von Zellen verändern, indem man nur die beiden Zellen links und rechts der zu verändernden Spaltenbegrenzung markieren, bevor Sie die Änderung vornehmen. Alle Zellen der Tabelle, die nicht markiert wurden, werden dann von den Änderungen nicht beeinflußt.
Word speichert stets Ihre letzte Eingabe. Mit [Strg] [Y] kann man diese Zeichenfolge beliebig oft in ein Dokument einfügen. Damit sparen Sie sich die erneute Eingabe.
Word besitzt ein horizontales und ein vertikales Lineal. Mit Hilfe des horizontalen Lineals kann man z. B. Einzüge und Tabulatoren definieren. Die Lineale benötigt man jedoch nur selten. Oft nehmen sie lediglich Platz weg und verkleinern den sichtbaren Bereich des Dokuments. Vor allem bei der Arbeit an kleinen Bildschirmen wirkt sich diese Platzverschwendung unangenehm aus.
Deshalb empfiehlt es sich in den meisten Fällen, die beiden Lineale auszublenden. Entfernen Sie dafür das Häkchen vor dem Menüpunkt "Ansicht | Lineal". Sofort verkrümeln sich die beiden Leisten.
Tabulatoren und Einzüge mit Hilfe des Lineals einzustellen, kann unter Umständen recht schwierig sein, weil die Bemaßung des Lineals nicht sehr präzise ist. Wollen Sie Word millimetergenaue Maßangaben entlocken, betätigen Sie die [Alt]-Taste, während Sie auf eine Markierung des Lineals klicken oder diese verschieben.
Es erscheinen zwei Zahlenwerte im Lineal, die die Abstände zwischen den Tabulatoren und Seitenrändern mit einer Genauigkeit von einem Zehntel Millimeter angeben.
Möchte man Textbereiche mit der Maus markieren, gelingt das normalerweise nur mit dem Textfluß, also Buchstabe für Buchstabe und Zeile für Zeile. Drückt man jedoch die [Alt]-Taste und beginnt dann, mit der Maus zu markieren, hat man völlig freie Hand und kann rechteckige Bereiche unabhängig vom Textfluß auswählen.
Das hat Vorteile gegenüber dem "normalen" Markieren bei der Verwendung der Werkzeuge im Bereich "Start | Schriftart". Z. B. kann man aus optischen Gründen einen rechteckigen Textbereich mit einer anderen Textfarbe ausstatten.
Um einzelne Worte nacheinander zu markieren, drücken Sie die [Strg]-Taste: Klicken Sie dann die gewünschten Worte an und ändern die Formatierung auf einen Schlag.
Die Menüs von Word enthalten zahlreiche Funktionen, von denen die meisten Anwender nur einen Bruchteil benötigen. Existieren nur die Einträge in den Menüs, die Sie auch benutzen, findet man sich wesentlich leichter zurecht, als wenn ein Wust an überflüssigen Funktionen die Übersicht verschlechtert.
Um einen Menüeintrag zu löschen, kann man sich dieser Methode bedienen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüzeile und wählen "Menüband Anpassen". In dem sich öffnenden rechten Fenster öffnen Sie dann das Menü, das Sie zurechtstutzen wollen, mit einem linken Mausklick und deaktivieren Sie das unerwünschte Untermenü.
Haben Sie aus Versehen einen Menüpunkt gelöscht, den Sie doch benötigen, kann man die ursprüngliche Menüleiste von Word problemlos wiederherstellen. Nach einem rechten Mausklick auf die Menüleiste gefolgt von "Menüband Anpassen" kann man bei "Anpassungen" entweder "Alle Anpassungen zurücksetzen" oder "nur ausgewählte Registerkarte ..." anwählen.
Um nur einen einzelnen Menüpunkt zu reanimieren, wechseln Sie im "Anpassen"-Menü in das Register "Befehle auswählen". Nachdem Sie die richtige Kategorie ausgewählt haben, kann man den Befehl per "Hinzufügen" an die gewünschte Stelle der Word-Menüs einfügen.
Manchmal setzt Word die Nummerierung automatisch fort, obwohl man gar keine mehr haben will. Diese beendet man im Text durch zweimaliges Drücken der Enter-Taste.
Bei der Nummerierung von Absätzen in Word ist mir aufgefallen, dass bei mehr als neun Absätzen die Punkte der Nummern nicht untereinander dargestellt werden, was zu einem unruhigen Schriftbild führt.
Die Absatznummerierungen kann man getrennt formatieren. Standardmäßig stellt Word die Zahlen bei Nummerierungen linksbündig dar, was bei wenigen Absätzen auch kein Problem ist. Um die Punkte hinter den Zahlen 9 und 10 untereinander anzuzeigen, sollten Sie die Nummerierung rechtsbündig formatieren. Die entsprechende Option findet man unter "Start | Absatz | Nummerierung": dort wählen Sie "Neues Zahlenformat definieren". Bei "Ausrichtung" wählen Sie dann "Rechts".
Sie können Textblöcke, Grafiken und Tabellen in komplexen Dokumenten sowohl mittels Tastaturbefehlen als auch mit der Maus verschieben oder kopieren. Mit [Strg] [X] schneiden Sie markierte Texte und Grafiken aus (diese werden in die Windows-Zwischenablage gelegt), die Sie dann an anderer Position oder in andere Dokumente mit [Strg] [V] einsetzen können. Das Kopieren von markierten Objekten erfolgt mit [Strg] [C].
Analog dazu kann man diese Aktionen auch einfach mit der Maus per Drag & Drop durchführen. Mit Drag & Drop kann man insbesondere ganze Absätze mit Tabellen und Grafiken sehr komfortabel in andere Dokumente kopieren oder verschieben.
Zum Verschieben markieren Sie den Absatz, indem Sie mit der linken Maustaste drei Mal in den Absatz klicken, und ziehen diesen bei gehaltener linker Maustaste einfach an die gewünschte Position in das andere Dokumentfenster.
Wenn Sie zusätzlich die [Strg]-Taste gedrückt halten, wird der Absatz ins andere Dokument kopiert.
Wenn man in Word eine Datei aus einem bestimmten Ordner öffnet und danach nochmals "Datei | Öffnen" wählt, kann es geschehen, dass man nicht im zuletzt benutzten Ordner, sondern z. B. in "C:\Office\Word" landet. Vor allem, wenn man mehrere Dateien aus einem tief verzweigten Ordner öffnen will, ist dieses Verhalten äußerst lästig.
Der Grund für den seltsamen Ordnerwechsel ist, dass einer der Ordner im Pfad zu der Datei einen Umlaut enthält. In diesem Fall gerät Word durcheinander und öffnet in seiner Verzweiflung sein "Haus-und-Hof"-Verzeichnis. Möchten Sie das verhindern, vermeiden Sie Umlaute in Verzeichnis- und Dateinamen, wenn Sie mit Word arbeiten.
Sie können Ordner direkt in Word im Menü "Datei | Öffnen" umbenennen. Markieren Sie dazu den Ordner mit dem Umlaut und betätigen Sie die Taste [F2]. Nun ersetzen Sie den Umlaut, indem Sie z. B. den Ordner "Übung" in "Uebung" umbenennen und Word hat ein Problem weniger.
Wollen Sie in einem Word-Dokument das Promillezeichen einfügen, kann man dies mit der Tastatureingabe von "Alt 0 1 3 7" erreichen.
In älteren Word-Versionen gab es auch einen Menüpunkt "Einfügen | Sonderzeichen"; das ist bei unseren Word-Versionen (2013 und 2019) nicht mehr drin.
Mit der Funktion "Start | Suchen | Gehe zu" ([Strg] [G]) kann man nicht nur zu bestimmten Seiten, Abschnitten oder Absätzen springen. Auch relative Sprünge sind möglich. Standardgemäß ist beim Aufruf der Funktion "Gehe zu" in der Dialogbox das Element "Seite" markiert.
Gibt man in der Eingabezeile statt einer Seitenzahl einen Prozentwert ein, ist es möglich, z. B. mit 50% zur Mitte des Dokuments, mit 0% an den Anfang oder mit 100% an das Ende zu springen.
Problem: Wenn Sie einen fremdsprachigen Text mit der Funktion "Rechtschreibung" kontrollieren (Menü: "Überprüfen | Rechtschreibung und Grammatik"), meldet Word fast jedes Wort als fehlerhaft.
Die Lösung: Zunächst benötigen Sie ein installiertes Fremdwörterbuch der betreffenden Sprache. Standardmäßig enthält Word Wörterbücher für Deutsch und Englisch – andere Sprachpakete muss man "beschaffen und installieren", bevor man die Rechtschreibung überprüfen kann (laut Aussage von Microsoft suchen Sie in deren "Download Center" nach "Microsoft Office Korrekturhilfen").
Markieren Sie die betreffenden Textstellen und weisen ihnen über "Überprüfen | Sprache | Sprache für die Korrekturhilfen festlegen" das betreffende Sprachformat zu. Damit erkennt die Rechtschreibprüfung diese Textstellen und schaltet auf das richtige Lexikon um.
Wenn Sie Ihre Dokumente ausschließlich in Standardschriftarten wie "Times New Roman" oder "Arial" abfassen, brauchen Sie sich bei der Weitergabe der Dateien keine Gedanken zu machen, ob der Empfänger alle Schriften korrekt darstellen kann. Wenn Sie allerdings auch Schriften verwenden, bei denen Sie davon ausgehen müssen, dass sie der Empfänger nicht auf dem Rechner installiert hat, sollten Sie auf Nummer Sicher gehen und die Truetype-Schriften in das Dokument einbinden.
Wählen Sie dafür unter "Datei | Optionen" das Register "Speichern" und aktivieren die Option "Schriftarten in der Datei einbetten". Dann hat der Empfänger keine Probleme mit den von Ihnen verwendeten Schriften.
Word enthält bereits verschiedene Shortcuts zur Veränderung der Schriftgröße. So setzt etwa die Tastenkombination [Strg] [<] die Schriftgröße auf die nächstkleinere Einheit in der Schriftgrößenliste der Schriftart. In der Schrift "TimesNewRoman 14" formatierte Texte erhalten mit dieser Tastenkombination also die Schriftgröße 2. Für das Vergrößern von Schriftarten in dieser Schrittweite muss die Taste [Umschalt] hinzugenommen werden, also [Strg] [Umschalt] [<].
Um den Schriftgrad nur um jeweils einen Punkt zu erhöhen, kann die Tastenkombination [Strg] [9] verwendet werden. Um ihn um einen Punkt zu verkleinern, die Kombination [Strg] [8].
Wenn Sie mehrseitige Geschäftsbriefe drucken, benötigen Sie dafür meist zwei unterschiedliche Papiersorten: die erste Seite mit Firmenlogo und Anschriftenfeld, und die Folgeseiten als Normalpapier.
Wenn Ihr Drucker über einen Papierschacht und einen Einzelblatteinzug verfügt, brauchen Sie die erste Seite nicht separat zu drucken. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, die erste Seite aus einem anderen Schacht als den Rest zu entnehmen. Bei Word etwa funktioniert das folgendermaßen:
Wählen Sie unter "Datei | Drucken" die Option "Seite einrichten". Klicken Sie dann im Register "Papier" auf "Papierzufuhr".
Bei "Erste Seite" geben Sie an, aus welchem Schacht die 1. Seite gedruckt werden soll.
Bei "Restliche Seiten" geben Sie an, aus welchem Schacht die Folgeseiten gedruckt werden sollen.
Abhilfe: Irgendeinen Druckertreiber installieren, auch wenn kein Drucker vorhanden ist.
Verwenden Sie Word mit einem Excel-Objekt zum Schreiben von Rechnungen? Dabei kommen manchmal mehr Rechnungspositionen zusammen, als Platz auf einer gewöhnlichen A4-Seite ist. Word versteht sich nicht darauf, dies zu erkennen und einen ordentlichen Seitenumbruch des Excel-Objekts vorzunehmen.
Um das Problem zu lösen, gibt es drei Möglichkeiten. Erstens kann man die Daten in Excel erfassen und berechnen, wie Sie es bisher schon getan haben. Anschließend markieren und kopieren Sie alle Daten und fügen sie über die Zwischenablage in das Word-Dokument ein. Word legt beim Einfügen eine Word-Tabelle an. Diese Tabelle passt sich den Seitenumbrüchen von Word an.
Sie können aber auch die Excel-Datei speichern und über den Befehl "Einfügen | Datei" in Ihr Dokument aufnehmen. Das Resultat ähnelt dem der ersten Lösung. Da hierbei allerdings kein Transfer über die Zwischenablage stattfindet, Sie Word also nicht mit einfachen Zeichenketten konfrontieren, kann es zu Problemen bei der Interpretation von Formeln kommen. Außerdem sollten Sie die Excel-Mappe vorher speichern.
In Ihrem Fall ist es vielleicht sinnvoller, einen anderen Weg zu gehen. Wie Sie ja bereits erkannt haben, gehören große Datenmengen in eine Tabellenkalkulation oder Datenbank. Sie sollten also konsequent sein und den Rest des Rechnungsformulars, der ja meist nur aus einem Standardtext und einigen Adressdaten besteht, ebenfalls in die Tabellenkalkulation oder Datenbank übernehmen, die Rechnung also komplett mit Excel oder einer Datenbank anlegen und drucken.
Für die Funktionen "Suchen und Ersetzen" kann man keine Begriffe in fremdsprachigen Zeichensätzen eingeben. Doch auch hier hilft ein einfacher Trick weiter: Geben Sie den gewünschten Ausdruck ins Word-Dokument ein, markieren ihn und kopieren den Text dann mit den Tasten [Strg] [C] in die Zwischenablage.
Rufen Sie anschließend die Funktion "Start | Suchen | Erweiterte Suche" auf und übernehmen mit [Strg] [V] den Text aus der Zwischenablage in das Feld "Suchen nach:". Sie sehen nun keinerlei Ähnlichkeit mehr mit dem Suchwort, sondern nur Sonderzeichen. Ignorieren Sie das – Word findet trotzdem die gesuchten Stellen im Text.
Wenn Sie in Word eine neue Tabelle anlegen, gleicht das Programm die Breite der Tabelle automatisch der Breite der Seite an. Wollen Sie nach dem Löschen einer Spalte die gekappte Tabelle wieder auf Seitenbreite dehnen, markieren Sie alle verbliebenen Spalten und wählen nach einem Klick mit der rechten Maustaste aus dem Popup-Menü den Punkt "AutoAnpassen", dann "Größe an Fenster anpassen".
In Word hatte ich eine Tabelle, die ein Rahmen umgibt, verborgen formatiert, um sie zu verstecken. Zu meinem Entsetzen musste ich feststellen, dass zwar die Tabelle nicht mehr zu sehen war, der Rahmen jedoch nach wie vor.
Das Problem an der Sache ist, dass Word Zellen-Endemarken, wie sie in jeder Tabelle vorkommen, nicht verborgen formatieren kann. Diese Zellen-Endemarken verhalten sich wie Absatzmarken des letzten Absatzes einer Zelle, die Word ebenfalls nicht verborgen formatieren kann. In diesen Marken speichert Word die Eigenschaften des Absatzes.
Das Format "Rahmen" gehört zu den Eigenschaften eines Absatzes, so dass Word dieses Format in einer Tabelle nicht verbergen kann. Es bleibt also nichts anderes übrig, als die Tabelle ohne Rahmen zu formatieren.
Wenn Sie in Word versuchen, den linken Rand einer Tabelle etwas nach rechts zu verschieben, dann ändern Sie unwillkürlich die Spaltenbreite. Wenn kein Bereich der Tabelle markiert ist, dann bleibt ihr rechter Rand an der gleichen Position wie zuvor und die Veränderung des linken Tabellenrandes bewirkt, dass alle Spalten der Tabelle gleichmäßig zusammenschrumpfen. Auch wenn Sie eine der Spalten markieren, ändern Sie deren Spaltenbreite.
In diesem Fall muss man die Taste [Umschalt] verwenden. Wenn Sie diese Taste gedrückt halten, während Sie den linken Tabellenrand nach rechts verschieben, bleiben die Spaltenbreiten bestehen und die gesamte Tabelle wird nach rechts verschoben.
Ältere Word-Versionen: Symbolleiste "Zeichnen öffnen": im Menü "Zeichnen | Gitternetz" den werkseitig eingestellten Wert von 0,32 zum Beispiel auf 0,25 mm ändern. Das Raster kann auch komplett abgeschaltet werden.
Neuere Word-Versionen: Menü "Seitenlayout | Ausrichten". Der Menüpunkt "Rastereinstellungen" öffnet ein Fenster: dort die gewünschten Werte einstellen.
Wenn Sie einen Brief verfassen und das aktuelle Tagesdatum einfügen möchten, ersparen Sie sich die langatmige Prozedur über das Menü: Mit [Alt] [Umschalt] [D] fügt Word das Tagesdatum an der Cursor-Position ein.
Bei mehrspaltigem Text ist nicht immer gewährleistet, dass die letzte Seite komplett mit Text gefüllt ist. Oftmals ist gerade noch so viel Text übrig, dass die linke Spalte gefüllt ist, von der zweiten Spalte aber lediglich ein paar Zeilen benötigt werden. Das sieht allerdings nicht gerade schön aus. Deshalb ist es in den meisten Fällen erforderlich, auf der letzten Seite den Text gleichmäßig auf alle Spalten zu verteilen.
Mit ein paar Tricks ist das kein Problem. Wenn der Text unformatiert vorliegt und erst noch in zwei oder mehr Spalten formatiert werden soll, markieren Sie den betroffenen Textbereich und weisen ihm via "Seitenlayout | Spalten" die gewünschte Anzahl an Spalten zu. Auch wenn Sie den gesamten Text mehrspaltig formatieren wollen, ist die Markierung nötig. Nur so ist gewährleistet, dass Word den Text auf der letzten Seite gleichmäßig auf alle Spalten verteilt.
Aber auch wenn der Text bereits mehrspaltig formatiert ist, kann man die Spalten noch nachträglich ausgleichen. Springen Sie dafür mit [Strg] [Ende] an das Ende des Dokuments. Danach wählen Sie im Menü "Seitenlayout" den Punkt "Umbrüche" und klicken auf "Fortlaufend". Nun wird der Text darüber gleichmäßig auf die Spalten aufgeteilt.
Bislang war es nur in Excel möglich, Texte senkrecht in Tabellen darzustellen. Word erlaubt es ebenfalls, Texte unterschiedlich auszurichten. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich der Tabelle und klicken dann bei den "Tabellentools" im Menü "Layout | Ausrichtung" auf das Symbol "Textrichtung".
Zu dieser Funktion gelangen Sie auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Tabellenbereich klicken: Dort allerdings auf den Punkt "Absatzrichtung" klicken.
Das Verschieben von markierten Textbereichen per Drag & Drop ist in Word nicht ganz einfach. Muss man auf dem Weg zum Ziel über den oberen oder unteren Bildschirmrand hinwegscrollen, legt Word beim Seitenvorschub oft einen Zahn zu und es wird ziemlich schwierig, die richtige Zeile zu finden.
Wesentlich kontrollierter und weniger anfällig für Fehler ist folgendes Vorgehen: Markieren Sie den Text, den Sie verschieben wollen und suchen Sie mit Hilfe der Maus per Rollbalken die Stelle, an der Sie den markierten Bereich einsetzen wollen. Verwenden Sie nicht die Tastatur, weil Sie dadurch die Markierung entfernen würden.
Wenn Sie die richtige Zeile gefunden haben, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken mit der rechten Maustaste an die gewünschte Stelle im Dokument. Word verschiebt den markierten Bereich automatisch an die so definierte Position.
In umfangreichen Dokumenten kann es leicht geschehen, dass die Zeile mit der Überschrift durch einen Seitenumbruch vom zugehörigen Absatz getrennt wird. Mit einer Funktion von Word kann man jedoch dafür sorgen, dass die Überschriftenzeile grundsätzlich beim dazugehörigen Absatz verbleibt und im Falle eines Seitenumbruchs mit auf die nächste Seite rutscht.
Markieren Sie dafür den Absatz mit der Überschrift und den darauf folgenden und wählen Sie "Start | Absatz". Im Register "Zeilen- und Seitenumbruch" aktivieren Sie die Option "Nicht vom nächsten Absatz trennen".
Arbeiten Sie mit Formatvorlagen, ist es auch zweckmäßig, allen Überschriftsformaten diese Option per "Als Standard festlegen" zuzuweisen.
In vielen Fällen ergeben automatische Trennhilfen Anlass zum Lachen: Wörter erhalten eine sinnentstellende Bedeutung. Bestes Beispiel dafür ist das Wort Urinstinkt, das Word problemlos sowohl zu Ur-instinkt als auch zu Urin-stinkt trennt.
Um dies zu vermeiden, fügen Sie gleich beim Editieren vor dem "i" einen bedingten Trennstrich mit der Tastenkombination "[Strg] -" ein (also den Bindestrich, nicht das Minuszeichen auf dem Ziffernblock!).
Ebenso sollten Sie mit Bindestrich zusammengesetzte Wörter oder Telefonnummern vor ungewollter Trennung bewahren, indem Sie mit [Strg] [Umschalt] [-] einen geschützten Bindestrich setzen (hier ebenfalls nicht das Minuszeichen verwenden!).
Darüber hinaus empfiehlt sich, für Produktbezeichnungen einer Trennung am Zeilenende vorzubeugen, indem Sie mit [Strg] [Umschalt] [Leertaste] ein geschütztes Leerzeichen setzen.
Falls Sie vergessen haben, wo Sie diese versteckten Sonderzeichen platziert haben, suchen Sie diese per [Strg] [Umschalt] * (Sternchen). An den betreffenden Stellen verschiebt sich dann der Text geringfügig, weil die versteckten Sonderzeichen sichtbar werden.
Möchte man feststellen, wie oft ein bestimmtes Wort oder eine andere Zeichenfolge in einem Dokument vorkommt, ist dies sehr einfach über die Funktion "Ersetzen" zu ermitteln. Falls Sie nur innerhalb eines bestimmten Bereichs zählen wollen, markieren Sie diesen; andernfalls führt Sie die Suche durch das gesamte Dokument.
Wählen Sie im Menü "Start | Bearbeiten" den Punkt "Ersetzen" (oder Tastenkombination: [Strg] [H]) und schreiben Sie in das Feld "Suchen nach:" das gesuchte Wort. In das zweite Feld "Ersetzen durch:" tragen Sie die exakt gleiche Zeichenfolge ein, denn Sie wollen ja schließlich keine tatsächlichen Änderungen vornehmen. Dann starten Sie den Suchvorgang mit "Alle ersetzen".
Damit die Zeichenfolge auf jeden Fall gefunden wird, sollten Sie die Option "Groß- und Kleinschreibung beachten" deaktivieren. Nach einer kurzen Wartezeit meldet Word, wie oft die Veränderungen ausgeführt wurden, also wie oft das gesuchte Wort im Dokument auftaucht.
Arbeiten Sie in Word mit Tabellen, kann man die Breite einzelner Spalten sowie die Höhe von Zeilen per Drag & Drop verändern. Bewegen Sie den Cursor über die entsprechende Linie, so verwandelt er sich in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Nun kann man diese Linie mit einem Mausklick "greifen" und verschieben.
Während dies bei Spalten immer funktioniert, ist das Anpassen der Zeilen per Maus nur in zwei Ansichtsmodi möglich: im Seiten-Layout und im Online-Layout. In den anderen Darstellungsarten erscheint der Cursor zum Verändern der Zeilenhöhe nicht.
Wollen Sie in einer Word-Tabelle eine Zeile innerhalb einer Tabelle verschieben, muss man sie nicht extra ausschneiden und danach an der gewünschten Stelle wieder einfügen. Platzieren Sie lediglich den Cursor in einer Zelle der zu verlagernden Zeile und betätigen Sie die Tasten [Umschalt] und [Alt]. Solange Sie diese beiden Tasten gedrückt halten, kann man die aktuelle Zeile mit den Cursortasten nach oben und unten verschieben.
Mit dieser Tastenkombination lassen sich auch ganze Textabschnitte nach oben oder unter verschieben. Dazu muss man nur die betreffenden Absätze vorher komplett markieren.
© Tipps und Tricks zur Textverarbeitung mit Word (Teil II) wurde dokumentiert von Winfried Brumma (Pressenet), 2020. Bildnachweis: Hilfe bei der Textverarbeitung, CC0 (Public Domain Lizenz).
Archive:
Jahrgänge:
2022 |
2021 |
2020 |
2019 |
2018 |
2017 |
2016 |
2015 |
2014 |
2013 |
2012 |
2011 |
2010 |
2009
Themen:
Autor werden |
Buch-Rezensionen |
Ratgeber |
Sagen & Legenden |
Fantasy Mythologie |
IT & Technik |
Krimi Thriller |
Fachartikel & Essays |
Jugend- & Kinderbücher |
Bedeutung der Tarotkarten |
Bedeutung der Krafttiere
Noch mehr Bücher lesen (Werbung):
Fantasy & Science Fiction
| Krimis & Thriller
| Ratgeber
| Reise & Abenteuer
Sie schreiben anspruchsvolle Romane und Erzählungen? Wir suchen neue Autorinnen und Autoren. Melden Sie sich!
Wenn Sie die Informationen auf diesen Seiten interessant fanden, freuen wir uns über einen Förderbeitrag. Empfehlen Sie uns auch gerne in Ihren Netzwerken. Herzlichen Dank!
Sitemap Impressum Datenschutz RSS Feed