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Die Textverarbeitung mit Word hat so manche Tücken. Manchmal brachte uns die Absatz-Formatierung zum Verzweifeln, ein anderes Mal hatten wir Probleme beim Seriendruck oder mit den Fußnoten.
In dieser zweiteiligen Dokumentation geben wir Tipps und Tricks weiter, die uns das Arbeiten mit Word erleichtert haben. Wären da nur nicht die vielen Word-Versionen der letzten Jahre, was bedeutet, dass nicht jeder Tipp bei allen Word-Versionen angewandt werden kann (getestet wurden die Tipps zuletzt mit Word 2013 und 2019).
Es lohnt sich nicht, für jede Kleinigkeit gleich ein Makro zu generieren. Wenn Sie z. B. eben mal schnell eine Textpassage oder einen Absatz umformatieren müssen, dann tun Sie das manuell. Ärgerlich wird's, wenn Sie bemerken, dass Sie diese Korrektur noch viel öfter brauchen.
Word kann dies nun für Sie erledigen. Auf Wunsch wiederholt die Textverarbeitung den letzten Arbeitsschritt. Markieren Sie dazu einfach mit der Maus den umzuformatierenden Absatz und drücken Sie dann [F4] oder die Tastenkombination [Strg] [Y]. Schon wird der Absatz neu formatiert entsprechend der vorherigen manuellen Formatierung.
Zeichen- und Absatzformatierungen kann man beliebig oft und schnell auf andere Passagen übertragen. Dazu markieren Sie den Text mit der gewünschten Formatierung und klicken doppelt auf das Pinsel-Symbol "Format übertragen".
Markieren Sie dann die Textteile und Absätze, denen Sie diese Formatierung zuweisen möchten. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie erneut auf den Button "Format übertragen", oder drücken die Taste [Esc], wenn Sie fertig sind.
Weil sich die Absatzmarke nicht löschen lässt, druckt Word immer zwei Seiten mit Fußzeilen, obwohl die Tabelle selbst auf eine Seite passt.
Lösungsvorschlag 1 ist die Verkleinerung der Schriftgröße an der Absatzmarke auf den Wert 1. Prinzipiell ist es aber denkbar, dass die Tabelle so viel Platz auf der ersten Seite belegt, dass auch diese kleine Absatzmarke auf die nächste Seite rutscht.
Es gibt aber auch eine sichere Methode, die Absatzmarke unschädlich zu machen. Markieren Sie die Absatzmarke unter der Tabelle mit der Maus. Wenn die Absatzmarke nicht zu sehen ist, aktivieren Sie diese Option mit dem Befehl "Alle anzeigen" in der Registerkarte "Start | Absatz".
Dann wählen Sie in der Registerkarte "Start | Schriftart" im Abschnitt "Effekte" die Option "Ausgeblendet". Mit dieser Formatierung unterdrückt Word die Absatzmarke beim Druck.
Oft möchte man während des Schreibens eines Textes einen bestimmten Absatz doch lieber an eine andere Stelle im Dokument verschieben. Dafür muss man aber nicht immer zuerst den gesamten Absatz markieren und ihn dann per Drag & Drop oder über die Zwischenablage verschieben.
Statt dessen genügt es, den Mauszeiger in dem Absatz zu platzieren, den Sie verschieben wollen, und gleichzeitig die beiden Tasten [Alt] und [Umschalt] gedrückt zu halten. Mit den beiden Cursortasten [Nach oben] und [Nach unten] kann man nun den Absatz im Dokument platzieren.
Auch den beiden Cursortasten [Nach links] und [Nach rechts] ist eine besondere Funktion zugeordnet. Wenn Sie gleichzeitig die Tasten [Alt] und [Umschalt] gedrückt halten, wird dem aktuellen Absatz beim Betätigen einer dieser beiden Tasten ein Überschriftenformat (also Überschrift1, Überschrift2 ...) zugewiesen. Die linke Cursortaste stuft das Format der Überschrift jeweils um eins nach oben, und die rechte verringert die Priorität um eins.
In Word kann man unter "Datei | Optionen | Erweitert | Allgemein | Postanschrift" neben seinem Namen die komplette Adresse eingeben. Diese Adresse kann man mit der Funktion "UserAddress" in jedes Dokument übernehmen. Setzen Sie dafür den Mauszeiger an die Stelle im Dokument, an der die Adresse erscheinen soll, und markieren dann im Menü "Einfügen | Text | Feld" das Feld "UserAddress". Nach einem Klick auf die Schaltfläche "OK" erscheint die Adresse im Dokument.
Natürlich muss man beim Einbinden der Adresse nicht jedes Mal umständlich den kompletten Weg durch die Menüs gehen, sondern können die Schritte ebensogut als Makro aufzeichnen.
Alternativ kann man auch die Autokorrektur verwenden. Markieren Sie dafür die eingefügte Adresse und bestimmen nach "Datei | Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen", welche Zeichenfolge durch Ihre Adresse ersetzt werden soll.
Wenn Sie im Word-Menü "Datei | Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen | AutoFormat während der Eingabe" die Option "Gerade Anführungszeichen durch typografische" ankreuzen, werden die geraden Gänsefüßchen automatisch ersetzt.
Wenn Sie in Texten Sätze mit Bindestrichen beginnen, etwa um Punkte zu gliedern, erkennt Word dies automatisch und schaltet auf das Nummerierungs- oder Aufzählungsformat um. Wenn Sie danach [Return] drücken, nummeriert die Funktion den neuen Absatz ebenfalls oder versieht ihn mit einem Aufzählungszeichen. Wie aber schaltet man diese automatische Funktion aus, um normal weiterschreiben zu können?
Wenn Sie am Ende des aktuellen, automatisch nummerierten Absatzes zweimal hintereinander [Return] drücken, schalten Sie damit die durch das Autoformat aktivierte Nummerierungs- oder Aufzählungsfunktion wieder aus. Sie können aber auch die [Backspace]-Taste betätigen. Einmal gedrückt, schaltet sie die automatische Nummerierung, Aufzählung oder Rahmenzuweisung für den folgenden Absatz aus. Zweimaliges Drücken deaktiviert die Funktion auch für den Absatz davor.
Sie können die Autokorrektur von Word auch dafür verwenden, Abkürzungen automatisch durch den ausgeschriebenen Text zu ersetzen. So wandelt die Autokorrektur von Word bereits standardgemäß die Zeichenfolge "mfg" nach dem Eingeben eines Leerzeichens automatisch in die ausgeschriebene Form "Mit freundlichen Grüßen" und die Kurzform "sgdh" in "Sehr geehrte Damen und Herren" um.
Soll Word auch weitere Abkürzungen, die Sie häufig verwenden, etwa Initialen oder Kürzel, bei der Eingabe ersetzen, wählen Sie den Punkt "AutoKorrektur-Optionen" aus dem Menü "Datei | Optionen | Dokumentprüfung". Schreiben Sie dort unter "Ersetzen" die Abkürzung, die Sie verwenden wollen, und unter "Durch" den Text, den Word dafür einsetzen soll.
Falls gewisse Initialen ein Wort bilden, etwa "um" bei dem Namen "Ursula Meier", würde Word jedoch jedes Mal, wenn "um" im Text auftaucht, das Wort durch diesen Namen ersetzen.
Bleibt der Finger zu lange auf der [Umschalt]-Taste, wird nicht nur der erste Buchstabe eines Wortes, sondern auch der zweite groß geschrieben. Kein Problem eigentlich, denn unter "Autokorrektur" enthält Word die Option "ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren". Ist diese Option durch ein Häkchen markiert, korrigiert Word solche Schnitzer automatisch.
Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel. Zum einen die erwünschten: Hinter der Schaltfläche Ausnahmen im Menü "Autokorrektur" verbirgt sich im Register "WOrtanfang GRroß" eine Liste mit den Wörtern, bei denen sich Word zurückhalten und nicht automatisch korrigieren soll, wenn nicht nur der erste, sondern auch der zweite Buchstabe groß geschrieben wird. Z. B. bei Firmen- oder Produktbezeichnungen kann der Einsatz dieser Funktion sinnvoll sein.
Allerdings kann diese Liste auch Wörter enthalten, die Sie gar nicht bewußt aufgenommen haben. Standardgemäß ist in der gleichen Dialogbox die Option "Wörter automatisch hinzufügen" aktiv. Sie nimmt alle Wörter in die Liste auf, bei denen Sie die Autokorrektur von Word rückgängig gemacht haben, z. B. mit [Strg] [Z].
Kommt das Wort, das Word nicht automatisch korrigiert hat, nicht in dieser Liste vor, hat das Versagen möglicherweise noch eine andere Ursache: Das Wort enthält einen Umlaut und keinen zusätzlichen Vokal. Während die Textverarbeitung das Wort KÖnig als falsch geschrieben erkennt und automatisch in König umwandelt, versagt es z. B. bei den Wörtern MÜll, MÄrz, KÜr und FÖhn.
Arbeiten Sie in der Online-Layout-Ansicht, gelangen Sie nur über das Ansicht-Menü wieder in einen anderen Darstellungsmodus. In diesem Modus wird die horizontale Bildlaufleiste normalerweise nicht dargestellt; somit sind auch die Schaltflächen zum schnellen Wechsel der Ansicht nicht verfügbar. Wollen Sie oft zwischen der Online-Layout-Ansicht und einem anderen Darstellungsmodus umschalten, ist der Umweg über das Ansicht-Menü etwas lästig.
Sie können die horizontale Bildlaufleiste aber auch im Online-Layout darstellen lassen. Wechseln Sie dafür in die Online-Layout-Ansicht und öffnen Sie das Menü "Datei | Optionen | Erweitert". Im Register "Anzeigen" findet man die Option "Horizontale Bildlaufleiste anzeigen". Markieren Sie diese Option und schließen Sie das Optionen-Fenster per Klick auf "OK". Ab sofort erscheinen auch in der Online-Ansicht die Schaltflächen für den schnellen Wechsel in einen anderen Darstellungsmodus.
Problem: Sie drucken nacheinander Farbbilder mit dem Tintenstrahler und Texte mit dem Laserdrucker auf dasselbe Blatt. Da Sie aber Bild und Text in einem Word-Dokument gestalten, trennen Sie beide vor dem Druck. Dazu schneiden Sie Bilder aus dem Dokument aus und kopieren diese in ein neues. Word übernimmt aber die Bildplatzierung nur selten korrekt. Oft landet das Bild irgendwo auf dem Bildschirm. Wie kann man die Bilder mit korrekter Positionierung in ein neues Dokument übernehmen?
Word orientiert sich bei der Positionierung von Bildern am aktuellen Absatz. Wenn Sie ein Bild, das im letzten Absatz am unteren Seitenende steht, in ein leeres Dokument übernehmen, landet es im ersten Absatz am oberen Seitenrand. Damit ein Bild beim Dokumentwechsel dieselbe Position behält, muss man den Typ der Positionierung in Word ändern.
Klicken Sie das Bild im Ursprungsdokument mit der rechten Maustaste an, rufen Sie den Befehl "Grafik formatieren" auf und aktivieren das Register "Position". Kreuzen Sie dort das Kontrollkästchen "Über den Text" legen an, damit das Bild frei beweglich ist.
Ob sich die Positionierung des Bildes am Absatz, Seitenrand oder an der Seite orientiert, kann man mit den Kombinationsfeldern "Horizontal Von" und "Vertikal Von" festlegen. Da der Seitenrand von Dokument zu Dokument unterschiedlich sein kann, ist die Positionierung anhand der Seite die beste Lösung. Wenn Sie das Bild in ein neues Dokument kopieren, steht es unabhängig von Seitenrändern und Absätzen an der richtigen Position.
Bei mehrspaltigen Dokumenten wird der Blocksatz häufig dem Flattersatz vorgezogen. Durch die automatische Silbentrennung sind die Abstände zwischen den einzelnen Wörtern normalerweise einigermaßen gleichmäßig.
Etwas anders sieht es aus, wenn man innerhalb eines im Blocksatz formatierten Absatzes einen Zeilenumbruch mit [Umschalt] [Return] einfügen muss. Dieser wird z. B. bei Aufzählungen oder Listen benötigt, wenn man eine neue Zeile, nicht aber einen neuen Absatz beginnen möchte.
Durch die Blocksatz-Formatierung verteilt Word nun die gekappte Zeile über die gesamte Spalte, wodurch zwischen den Wörtern unter Umständen große Lücken entstehen. Ein kleiner, aber wirkungsvoller Trick löst das Problem jedoch sofort: Fügen Sie vor dem Zeilenumbruch mit [Umschalt] [Return] einfach mit [Tab] einen Tabulator-Sprung ein, und der Zeilenumbruch befindet sich wie geplant in der Mitte der Zeile.
Buchstabendreher sind ein bekanntes Phänomen. Einer der beteiligten Finger hält das Tempo des anderen nicht ganz mit und schon ist der Dreher perfekt. Einige bekannte Buchstabendreher beseitigt Word bereits in der Autokorrektur. Falls Sie oft einen typischen Dreher produzieren, der dort nicht auftaucht, kann man ihn mit "Autokorrektur" in die Sammlung aufnehmen.
Mit Hilfe eines kleinen Makros kann man ebenfalls Buchstabendreher beseitigen (das Makro z. B. einer Tastenkombination oder Schaltfläche zuweisen). Wenn man Fehler im Text korrigieren muss, einfach den Cursor vor beide vertauschten Buchstaben setzen und das Makro starten.
VBA-Makro zur Korrektur von Buchstabendrehern
Sub Main() Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.Cut Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.Paste Ende Sub
Wem ist das nicht schon mal passiert: Während des Tippens am Keyboard streift man aus Versehen die Feststelltaste und schon sitzt sie fest. Abhilfe schafft die AutoKorrektur von Word. Das Tool korrigiert nicht nur die daraus resultierenden Schreibfehler, sondern schaltet auf Wunsch auch automatisch die Feststelltaste aus.
Mit [Umschalt] [F5] springt der Cursor an die Stelle, an der der Cursor stand, als man die Datei zuletzt speicherte.
Falls Sie automatisch bei jedem Öffnen einer Datei zur zuletzt bearbeiteten Stelle springen wollen, sollten Sie über "Ansicht | Makros" ein Makro mit der Bezeichnung Sub AutoOpen anlegen. Schreiben Sie nach einem Klick auf "Erstellen" einfach die Zeile Application.GoBack zwischen die beiden vorbereiteten Zeilen, und beim nächsten Öffnen eines Dokuments befindet man sich an der Stelle im Text, an der Sie zuletzt gearbeitet haben.
Möchten Sie in der Fußzeile auf den Pfad und den Dateinamen verweisen, wechseln Sie mit "Einfügen | Kopf- und Fußzeile" in die entsprechende Ansicht. Dann wählen Sie "Einfügen | Dokumentinfo". Dort gibt die Felder "Dateiname", "Dateipfad" oder auch "Autor".
Erscheint weder der Dateiname noch der Pfad im Dokument, muss man die Datei zuerst speichern.
Greift man mit der Seriendruckfunktion von Word auf eine Excel-Arbeitsmappe zu, erscheint nach dem Öffnen der Datei in der Liste der zur Verfügung stehenden Zellbereiche ausschließlich der Eintrag "Gesamtes Tabellenblatt". Das bereitet keine Probleme, solange sich nicht mehrere Datenbereiche untereinander befinden. Möchten Sie auf Daten aus weiter unten liegenden Bereichen der Tabelle zugreifen, muss man die Excel-Tabelle modifizieren.
Wechseln Sie zu Excel und markieren Sie den Tabellenbereich, der die gewünschten Daten enthält, und nehmen Sie auch die Tabellenüberschriften in die Markierung mit auf. Wählen Sie dann im Menü "Einfügen | Namen | Festlegen" aus und vergeben Sie einen Namen für den Bereich. Nachdem Sie so allen Tabellenbereichen Namen zugewiesen haben, erscheinen diese in der Liste, und Sie können im Seriendruck von Word gezielt darauf zugreifen.
Um den Weg über das "Einfügen"-Menü zu sparen, kann man gleich beim Schreiben eines Dokuments das Datum oder die Uhrzeit per Shortcut an der Cursor-Position einfügen. [Alt] [Umschalt] [D] fügt das Feld "Tagesdatum" ein und [Alt] [Umschalt] [T] das "Zeit"-Feld.
Wie kann man Word-Dokumente so speichern, dass ein anderer Anwender sie nur noch betrachten bzw. ausdrucken kann? Ziel ist, den Inhalt der Dokumente nicht in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Deshalb nützt auch der Befehl "Datei | Dokument schützen" nichts, denn hier kann man an die Texte immerhin noch über die Zwischenablage herankommen.
Vorausgesetzt das Dokument enthält keine Formularfelder, kann man den gewünschten Effekt doch über den genannten Menübefehl erreichen. Öffnen Sie "Datei | Dokument schützen". Im Bereich "Bearbeitung einschränken" klicken Sie auf die Option "Ausfüllen von Formularen". Dann vergeben Sie ein Kennwort und bestätigen das Kennwort erneut.
Ergebnis ist ein Dokument, das nur in Formularfeldern Benutzereingaben zulässt, jedoch keine Formularfelder enthält. Dementsprechend lassen sich weder mit der Maus noch mit den Cursor-Tasten irgendwelche Textstellen markieren oder in die Zwischenablage kopieren. Drucken ist nach wie vor möglich, das Dokument betrachten Sie, indem Sie mit der Maus den Rollbalken am rechten Fensterrand bedienen.
Diese Lösung funktioniert allerdings nur innerhalb von Word. Hat der Anwender etwa einen Text-Editor installiert, kann er die Datei einfach dort öffnen. Neben dem Steuerzeichenmüll findet er dann leider auch den lesbaren ASCII-Text der Datei.
Arbeiten Sie mit Anwendern zusammen, die eine ältere Word-Version nutzen, und besitzen Sie selbst stets eine aktuelle Word-Version, dann bauen Sie Konflikten gleich vor.
Mit "Datei | Speichern unter" und einem älteren Dateityp (wie z. B. "Word 6.0/95") verwenden Sie ein Format, das tatsächlich auf jedem Word ab dieser älteren Version verwendbar ist. Zwar transportiert dieses Format keine Spezialeffekte aktueller Word-Versionen, doch reicht der Fundus der Gestaltungsmöglichkeiten noch immer aus.
Wer mit der Maus längere Passagen eines Dokuments markiert, kennt das Problem: Der Bildschirm scrollt recht flott durch, und spätestens beim Sprung über den Seitenumbruch verlieren Sie die Kontrolle über den Markierungsbereich.
Schneller und einfacher markieren Sie längere Dokumentpassagen mit Hilfe der Tastatur. Dazu positionieren Sie den Cursor vor das erste zu markierende Zeichen und drücken [F8] für den Befehl "Markierung erweitern" oder einfach [Umschalt]. Danach kann man mit Hilfe der Pfeil-nach-unten-Taste (oder einer anderen Cursor-Richtungstaste) den zu markierenden Bereich zeilenweise bis zur letzten zu markierenden Zeile abfahren.
Problem: Seit einiger Zeit bietet Ihnen Word leere Dokumente nur noch im Querformat an, und Sie müssen das Format ständig von Hand ändern.
Haben Sie die Standardeinstellungen für neue leere Dokumente geändert, ohne es zu bemerken? Auf diese Einstellungen greift Word zurück, wenn Sie mit dem Befehl "Datei Neu" oder mit [Strg] [N] den Dialog "Neu" aufrufen und im Register "Empfohlen" die Vorlage "Leeres Dokument" wählen. Vermutlich haben Sie einmal für ein bestimmtes Dokument das Querformat eingestellt und auf eine falsche Schaltfläche geklickt. Seitdem hat sich Word das Querformat für alle neuen leeren Dokumente als Standardeinstellung gemerkt.
Um die Einstellung wieder zu ändern, legen Sie ein neues leeres Dokument an und rufen den Befehl "Seitenlayout | Seite einrichten" auf. Aktivieren Sie im Register "Seitenränder" die Ausrichtung "Hochformat" und klicken auf die Schaltfläche "Als Standard festlegen".
Achten Sie darauf, dass im Kombinationsfeld "Vorschau" der Eintrag "Gesamtes Dokument" ausgewählt ist. Dann folgt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit "Ja" bestätigen. Ab sofort bietet Ihnen Word bei neuen leeren Dokumenten standardmäßig wieder das Hochformat an.
Sie verwenden einen Drucker mit drei Papierschächten und suchen nun Makros, die aus den einzelnen Papierschächten drucken.
Die Aufgabe ist nicht einfach, denn die Makroaufzeichnung endet im Dialog "Drucken" bei den "Einstellungen", denn diese bleiben dem Makro verborgen. Ein Trick hilft weiter: Sie können die Schächte in Word mit "Seitenlayout | Seite einrichten" anwählen. Diese Einstellungen finden sich später im Makro wieder.
Um ein Makro aufzuzeichnen, rufen Sie "Ansicht | Makros | Makro aufzeichnen" auf, vergeben einen Namen (z. B. Schacht1), der keine Leerzeichen enthalten darf, und starten die Aufzeichnung. Dann nehmen Sie alle Einstellungen für den Druck vor und rufen "Seitenlayout | Seite einrichten" auf.
Im Register "Papierzufuhr" bestimmen Sie einen Schacht. Dann beenden Sie die Makroaufzeichnung. Verfahren Sie für die anderen Makros ebenso.
Problem: Die Druckereinrichtung stellen Sie manuell auf die Einstellung "Konzept". Diese Einstellung müssen Sie nach jedem Start von Word neu vornehmen, da diese Option von Word vergessen wird.
Die Ursache liegt in Windows versteckt. Druckereinstellungen in einem Anwendungsprogramm beziehen sich immer nur auf die Laufzeit des Programms und nicht auf das ganze System. Damit will Windows verhindern, dass sich verschiedene Anwendungen beim Drucken gegenseitig behindern. Es ist ja auch nicht wünschenswert, wenn Word den Drucker auf Konzeptdruck stellt und dann das Grafikprogramm plötzlich Ihre Geschäftsgrafik in mangelhafter Qualität ausdruckt.
Um dauerhafte Änderungen an den Druckereinstellungen vorzunehmen, muss man also ein Stufe tiefer ansetzen. Mit dem Windows-Befehl "Start | Einstellungen | Geräte | Drucker und Scanner" findet man alle Drucker, die in Ihrem System installiert sind. Um die Druckoptionen zu verändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol und rufen "Eigenschaften" auf.
Im folgenden Dialog findet man alle Einstellungen für den Drucker. Das können durchaus mehr sein, als Ihnen manches Anwendungsprogramm in seiner Auswahl zur Verfügung stellt. Wenn Sie in diesem Dialog Änderungen vornehmen, bleiben sie dauerhaft gespeichert und dienen als Vorlage für die Einstellungen der Anwendungen.
Lösung: Die "Alt"-Taste drücken, dann die Maus auf die Gitternetz- oder Textbegrenzungs-Linie halten. Dann die gewünschten Einzüge und Seitenränder exakt einrichten.
Beim Start von Word kann man folgende Fehlermeldungen erhalten:
– Objekt verknüpfen und einbetten nicht möglich...
– Beim Initialisieren der VBA-Bibliotheken ist ein Fehler aufgetreten...
– Die Anwendung in 0x300050ceb verweist auf Speicher tralala...
– Der Vorgang read konnte nicht durchgeführt werden...
Abhilfe: Word aus der Kommandozeile (Start | Ausführen) mit folgendem Befehl starten:
winword.exe /regserver (auch: winword.exe /a)
Startmenü | Ausführen:
für Word: winword.exe /a
Word startet dann ohne Add-Ins und Vorlagen. Wahrscheinlich ist die "Normal.dot" oder die jeweilige Vorlage defekt – also muss diese neu erstellt werden.
Für die anderen Office-Tools gibts das auch:
für Excel: excel.exe /regserver
für Powerpoint: powerpoint.exe /regserver
für Outlook: outlook.exe /CleanViews (löscht alle benutzerdefinierten Ansichten)
outlook.exe /ResetFolders (stellt alle vorgegebenen Ordner wieder her)
outlook.exe /ResetOutlookBar (stellt die ursprüngliche Zusammensetzung der Outlook-Leiste wieder her)
Problem: Sie haben Rechnungsformulare angelegt, in denen Sie zwei Spalten zeilenweise miteinander multiplizieren und insgesamt addieren. Dabei kommen die Endsummen immer erst nach dem Druckauftrag zum Vorschein. Wie kann man die Summen ansehen, ohne ausdrucken zu müssen?
Die Stellen, an denen Sie Formeln in Ihr Rechnungsformular eingefügt haben, sind aus Sicht von Word sogenannte Felder. Solche Felder kommen beispielsweise auch bei der automatischen Datums- oder Uhrzeitangabe innerhalb eines Dokumentes zum Einsatz. Word aktualisiert die Felder in einem Dokument zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Abhängigkeit vom jeweiligen Feldtyp.
Damit in jedem Fall beim Drucken alle Felder ihren aktuellen Inhalt aufweisen, kann man den Befehl "Datei | Optionen" aufrufen und im Register "Drucken" die Option "Aktualisierung von Feldern ... zulassen" aktivieren. Das ist bei Ihnen bereits der Fall und führt zum beschriebenen Phänomen.
Sie können Word aber auch jederzeit während der Bearbeitung eines Dokuments mit der Aktualisierung der Felder beauftragen. Markieren Sie ein oder mehrere Felder und drücken Sie die Taste [F9]. Word aktualisiert daraufhin die markierten Felder und zeigt Ihnen die Rechenergebnisse an.
Markieren Sie den betreffenden Text und drücken Sie die Tastenkombination:
– Fett: [Strg] + [Umschalt] + [F]
– Kursiv: [Strg] + [Umschalt] + [K]
– Unterstrichen: [Strg] + [Umschalt] + [U]
Bereits bestehende Formatierungen kann man so auch wieder entfernen.
Sie ärgern sich über die schreckliche Platzierung der Fußnoten? Entweder platziert Word die Fußnote auf der nächsten Seite, oder es verteilt die Fußnote gleich auf zwei Seiten.
Dass Word große Fußnoten manchmal auf zwei Seiten aufteilt, ist durchaus normal. Word kann dafür sogar eigene Fortsetzungshinweise liefern: Im Fenster der Fußnote brauchen Sie nur im Feld "Fußnote" den Fußnoten-Fortsetzungshinweis auswählen und einen entsprechenden Text dazu eingeben.
Anders verhält es sich mit den komplett verschobenen Fußnoten: Hier handelt es sich um einen Fehler in der Textverarbeitung, der immer dann auftritt, wenn ein langes Dokument viele Abschnittswechsel enthält.
Wenn man versucht, eine Fußnote zu löschen, entfernt Word zwar die Nummer der Fußnote im Text, aber nicht die Fußnote am unteren Seitenrand. Den Versuch, die Fußnote manuell zu löschen, quittiert Word mit folgender Fehlermeldung: "Kein zulässiger Vorgang für Fußnoten".
Der Grund für die Hartnäckigkeit der Fußnote ist der eingeschaltete Überarbeitungsmodus. Da dieser aktiv ist, löscht Word zwar die Nummer der Fußnote, jedoch verschwindet die Fußnote selbst erst dann, wenn Sie die Änderungen annehmen.
Standardmäßig stellt Word die Änderungen im Überarbeitungsmodus in roter Schrift dar. Wenn Sie die Funktion versehentlich aktiviert haben, ist diese Hervorhebung wahrscheinlich ausgeschaltet. Rufen Sie den Befehl "Überprüfen | Änderungen nachverfolgen" auf. Um den Überarbeitungsmodus auszuschalten, deaktivieren Sie die Funktion.
Wenn Sie die Funktion "Änderungen nachverfolgen" wählen, kann man die Änderungen am Dokument zurückverfolgen. Dabei werden Sie auch die gelöschte Fußnote durchgestrichen wiederfinden. Word hat also die Löschung der Fußnote registriert. Damit sie nun tatsächlich verschwindet, ist jedoch ein weiterer Schritt nötig: Rufen Sie den Befehl "Überprüfen | Annehmen" auf.
Wenn Sie in einem Dokument Textpassagen gelöscht haben, bedeutet das nicht, dass diese Texte auch restlos aus dem Dokument entfernt wurden. Sie sind dann zwar nicht mehr zu sehen, wenn Sie dieses Dokument in Word bearbeiten. Öffnen Sie die Datei aber mit einem anderen Editor, etwa mit dem Notepad, dann können gelöschte Textbereiche immer noch im Dokument zu sehen sein.
Dies kann vor allem bei delikaten Dokumenten, die in elektronischer Form weitergereicht werden, verheerende Folgen haben. Wenn ein Kunde in einem Angebot etwa einen vermeintlich gelöschten Kommentar wie "Hier noch ein paar Phantasiebeträge einfügen" zu Gesicht bekommt, dürfte das den weiteren Geschäftsbeziehungen kaum dienlich sein.
Schuld an diesem tückischen Löschverhalten ist eine Option von Word. Wollen Sie solche peinlichen Situationen verhindern, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie markieren den gesamten Text des endgültigen Dokuments und kopieren ihn mit den Tastenkombinationen [Strg] [C] und [Strg] [V] in ein neues Dokument, oder Sie nehmen eine Änderung an der erwähnten Einstellung vor. Öffnen Sie zu diesem Zweck das Menü "Datei | Optionen" und wechseln Sie dort in das Register "Speichern".
Entfernen Sie hier das Häkchen vor der Option "AutoWiederherstellen-Informationen alle xx Minuten" und bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK". In Zukunft entfernt Word gelöschten Text aus den Dokumenten.
Ohne im Text dargestellte Grafik kann Word wesentlich schneller arbeiten.
Unter "Ansicht" wechseln Sie von "Seitenlayout" auf Entwurf". Word setzt Platzhalter für Grafiken ein, damit das Layout weiterhin stimmt.
Wenn Sie eine Abbildung im Dokument verschieben, bleibt die Bild-Beschriftung am alten Platz stehen. Wenn Sie aber Grafik und Beschriftung gemeinsam in einem "Positionsrahmen" platzieren, bilden die beiden ein festes Gespann und können nur noch gemeinsam verschoben werden.
Um das zu erreichen, muss man zunächst im Menüband die "Entwicklertools" aktivieren: Gehen Sie zu "Datei | Optionen" und aktivieren unter "Menüband anpassen" das Kontrollkästchen "Entwicklertools".
In dem Menü "Entwicklertools" gibt es dann die "Steuerelemente": Suchen Sie den Button mit den "Vorversionstools" (ein Koffer mit einem Tragegriff). Im Menüfenster "Formulare aus Vorversionen" wählen Sie dann "Horizontalen Rahmen einfügen" (das sollte der vierte Button von links sein).
Gehen Sie dann mit der Maus in Ihr Dokument und ziehen Sie einen Rahmen in der Höhe auf, wie Sie ihn für Ihre Grafik benötigen. Die Breite soll genauso breit sein wie Ihr Word-Dokument! In diesen Rahmen platzieren Sie Ihre Grafik sowie die Beschriftung (unter oder neben der Grafik).
Soll die lästige Schattierung des Steuerelemente-Rahmens entfernt werden, markieren Sie mit der Maus den Rahmen, klicken auf die rechte Maustaste und wählen "Rahmen und Schattierung". Dort entfernen Sie die "Schattierung" mit "Einstellung | Ohne".
Egal, an welche Stelle im Dokument Sie die Grafik nun verschieben wollen, die Bildunterschrift bleibt fest damit verbunden. Dazu müssen Sie aber nicht die Grafik markieren, sondern den (versteckten) Steuerelemente-Rahmen!
Und wenn Sie dann die Tasten [Alt] und [Umschalt] drücken, können Sie mit den beiden Cursortasten [Nach oben] und [Nach unten] den Rahmen im Dokument an die gewünschte Position verschieben.
Das klingt alles sehr kompliziert, aber nach dem dritten Mal können Sie das im Schlaf ;-)
Wenn Sie es ganz genau haben wollen, markieren Sie das Bild oder die Grafik (Kreise, Linien, Rechtecke, Bögen usw.) mit der Maus.
Bei grafischen Objekten klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf "Weitere Layoutoptionen". Bei Bildern hingegen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü "Größe und Position".
In der Registerkarte "Position" kann man dann festlegen, wie viele Zentimeter bzw. Millimeter die Grafik oder das grafische Objekt vom linken und oberen Seitenrand entfernt sein soll.
Hinweis: Sollte die Registerkarte "Position" deaktiviert sein, muss man zunächst in der Registerkarte "Textumbruch" einstellen, welche Umbruchart Sie wünschen.
Problem: Nach dem Einfügen einer Grafik sehen Sie nur das untere Ende.
Der Auslöser für die unvollständige Grafikdarstellung ist meist das Absatzformat. Wenn Sie den Befehl "Start | Absatz" aufrufen und im Optionsfeld "Zeilenabstand" die Option "Genau" wählen, zeigt Word nur die vorgegebene Zeilenhöhe an und schneidet die Grafik oberhalb ab.
Wählen Sie statt dessen die Option "Mindestens", so dass Word mindestens den von Ihnen definierten Zeilenabstand einhält, aber bei Bedarf auch größere Zeilenabstände zulässt. Bei Grafiken, die nicht in die Zeilenhöhe passen, wird Word dann den Zeilenabstand entsprechend vergrößern.
Durch die Möglichkeiten von Word steht der Kreativität zur Verschönerung einer eigenen Homepage mit Word wenig im Wege. Auch normale *.DOC-Files lassen sich nachträglich für den Gebrauch im Web ganz einfach ummodeln per "Datei | Speichern unter | Durchsuchen" kann man den Dateityp einstellen (z. B. "Webseite *.html").
Links zu anderen Webseiten werden ganz leicht über das kontextsensitive Menü (rechte Maustaste) und dann Hyperlink... oder [Ctrl][K] mit anschließender Angabe der URL oder eines Dateinamens eingefügt. Wenn Sie den Mauszeiger im Dokument dann über diese Stelle führen, leuchtet die URL daneben auf.
Word kann mit einer Fehlermeldung reagieren, wenn man versucht, über das Menü "Einfügen | Objekt | aus Datei erstellen" eine Bild-Datei einzubinden. Erhalten Sie diese Fehlermeldung, liegt das daran, dass der Dateiname Umlaute enthält. Auch wenn die Datei über "Durchsuchen" ausgewählt werden kann und in der Vorschau korrekt angezeigt wird, der Import klappt aufgrund des Umlauts im Dateinamen nicht.
Die Lösung dieses Problems: Wenn Sie über die Funktion "Einfügen | Objekt | aus Datei erstellen" eine Datei mit Umlauten einfügen wollen, benennen Sie diese zuvor um, also z. B. von "Bären.jpg" in die unproblematische Version "Baeren.jpg". Sie können das entweder in einem Explorer-Fenster oder auch direkt in der Dialogbox zum Durchsuchen der Verzeichnisse erledigen. Betätigen Sie einfach die Funktionstaste [F2], nachdem Sie die gewünschte Datei markiert haben. Danach kann man den Dateinamen editieren und den Umlaut durch einen anderen Buchstaben ersetzen.
© Word: Tipps und Tricks zur Office-Anwendung wurde dokumentiert von Winfried Brumma (Pressenet), 2020. Bildnachweis: Notebook Tastatur, CC0 (Public Domain Lizenz).
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