Excel: Tipps und Tricks zur Office-Anwendung

Die Tabellenkalkulation mit Excel ist zuweilen recht tückisch. So manche Formel brachte uns zur Verzweiflung, ein anderes Mal hatten wir Probleme mit Arbeitsmappen, der Formatierung von einzelnen Zellen oder größeren Tabellen-Bereichen.

Wisst ihr, wie man Zellen miteinander verbindet oder mit Wurzeln oder Brüchen rechnen kann? In dieser Dokumentation geben wir Tipps und Tricks weiter, die uns das Arbeiten mit Excel erleichtert haben. Hier gilt: Nicht alle Tipps sind für alle Excel-Versionen gültig. Getestet wurden die Tipps zuletzt mit den 2013er- und 2019er-Versionen von Excel.

Excel-Buchtipp: "Excel Grundlagen" von Bettina Schropp

Bevor wir mit unseren Tipps und Tricks beginnen, möchten wir auf die Anfang 2021 erschienenen "Excel Grundlagen: Für Einsteiger und Auffrischer" von Bettina Schropp hinweisen.

Die 67 Seiten starke Broschüre enthält eine Fülle von Tipps zur Verwendung von Excel. Als Einstieg in die Excel-Grundlagen werden zunächst allgemeine Informationen geboten, danach wird das Eingeben und Formatieren von Daten behandelt. Weiterhin erklärt die Autorin, wie man mit Excel rechnet und Diagramme erzeugt. Weitere Kapitel sind das Einrichten einer Seite, das Drucken sowie nützliche Tastenkombinationen.

Besonders wichtige Kapitel sind das Arbeiten mit großen Tabellen, das Erstellen von Dropdownlisten sowie das Sperren des Arbeitsblattes. Wie kopiert man Tabellen und Daten, wie formatiert man eine Excel-Tabelle, und wie entfernt man Duplikate aus Listen? Alles das, und noch viel mehr, erklärt Bettina Schropp in ihrem hilfreichen Büchlein, das neben viel Text auch eine Menge Abbildungen enthält.

Die Softcover-Ausgabe von "Excel Grundlagen: Für Einsteiger und Auffrischer" kann über den Internet-Buchhandel bestellt werden. Weiterführende Informationen bietet die Webseite der Autorin.

Abstand zwischen Datumsfeldern

Sie möchten den Abstand zwischen zwei Datumsfeldern, etwa 27.11.2020 bis 30.07.2021, berechnen. Dazu soll in einem dritten Feld die Anzahl der Tage erscheinen. Wie muss man vorgehen, um Tage zwischen zwei Datumsfeldern zu berechnen?

Formate für die Eingabefelder und Ausgabe muss man nicht festlegen. Die Rechnung wird korrekt ausgeführt. Excel greift automatisch auf eine Plausibilitätskontrolle zurück. Selbst Schaltjahre werden berücksichtigt.

In das Ergebnisfeld tragen Sie diese Formel ein:
=Summe(Feld2-Feld1)

Soll der erste oder letzte Tag mitgerechnet werden, müssen Sie noch 1 dazu addieren:
=Summe(Feld2-Feld1)+1

Soll die Berechnung unabhängig von der Reihenfolge der Felder erfolgen, so gilt die Formel:
=Summe(ABS(Feld1-Feld2))
Hinweis: ABS sorgt dafür, dass negative Zahlen in positive Zahlen umgewandelt werden.

AutoFilter anwenden

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mittels AutoFilter häufig eingegebene Worte oder Werte als Liste pro Zelle zur Verfügung zu stellen. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Zellen und klicken Sie bei "Daten" auf "Filtern".

Die markierten Zellen erhalten nun jeweils einen kleinen Button, der die Liste enthält. Hierin finden Sie die zuletzt verwendeten Eingaben und einige Standards für die Arbeit in Excel.

Mit den vorher gefilterten Datensätzen können Sie sogar rechnen. Klicken Sie auf die Zelle, in der die Summe der gefilterten Datensätze erscheinen soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Summe". Excel erkennt, dass die Daten gefiltert sind, und bietet automatisch nachstehende Formel anstelle der sonst üblichen Summenformel an: =TEILERGEBNIS(9;Zellbereich)

Bedingtes Verknüpfen

Sie suchen unter Excel nach einer Möglichkeit, den Inhalt von zwei Zellen nur dann zu addieren, zu multiplizieren oder zu verknüpfen, wenn die Inhalte der Zellen identisch sind. Wie geht das?

Zunächst müssen Sie die richtigen Operatoren kennen. Für die Addition zweier Zahlen ist das +, für die Verknüpfung zweier Zeichenketten das & zuständig. Um die Zellen bedingt zu verknüpfen, eignet sich die Funktion WENN. Um zwei Zellen auf Gleichheit zu überprüfen, verwenden Sie den Operator = .

Die Formel in der Zielzelle könnte also lauten: =WENN(A1=B1;A1+B1;)

In diesem Fall addiert Excel die beiden Zahlen aus A1 und B1, wenn sie denselben Wert haben. Andernfalls geschieht nichts. Um wenigstens eine Rückmeldung für den Fall der Ungleichheit zu erhalten, können Sie die Anweisung um eine Textausgabe erweitern:

=WENN(A1=B1;A1+A2;"Inhalte ungleich")

Blätter verschieben oder kopieren

Blatt verschieben: Maustaste links: Blattname anklicken und nach links oder rechts verschieben.

Blatt kopieren: Maustaste rechts: Blattname anklicken - Kopieren.

Brüche in eine Tabelle eingeben

Excel weist manchen Eingaben automatisch ein bestimmtes Zahlenformat zu. So wandelt es z.B. die Eingaben 2.5, 2-5 und 2/5 automatisch in das Datum 2. Mai um. Möchte man aber mit 2/5 den Bruch "zwei geteilt durch fünf" darstellen, ist dieser vorauseilende Gehorsam von Excel nur störend. Sie können Excel jedoch mit einem einfach Trick dazu bewegen, den Bruch so auszugeben, wie Sie es wünschen, ohne umständlich das Zahlenformat verändern zu müssen.

Geben Sie einfach eine Null, gefolgt von einem Leerzeichen, und dahinter den eigentlichen Bruch ein, also z.B. 0 2/5. Excel wandelt diese Eingabe automatisch so um, als hätten Sie die Zelle mit "Start | Zahl | Bruch" formatiert. Die Darstellung als Bruch erscheint übrigens nur in der Zelle. In der Eingabezeile von Excel sehen Sie das Ergebnis des Bruchs.

Daten in vorgegebene Bereiche eintragen

Angenommen, Sie möchten in Excel in alle Zellen von A1 bis C4 Daten eintragen. Sie werden wahrscheinlich, in A1 beginnend, mit der [Return]-Taste zum jeweils darunterliegenden Feld springen, müssten aber spätestens beim Spaltenwechsel die Cursortasten bemühen, um zur Zelle B1 zu gelangen.

Doch es geht auch einfacher. Wenn Sie schon vorher wissen, in welche Zellen Sie Daten eintragen wollen, so markieren Sie einfach diese Zellen. Excel wechselt dann bei jedem Drücken der [Return]-Taste zur nächsten Zelle in der Markierung, ohne dass Sie einmal eine Cursortaste benutzen müssen.

Gaming Notebooks

Die Zellbereiche müssen nicht einmal zusammenhängen. Wenn Sie die Taste [Strg] gedrückt halten, können Sie auch verstreute Zellen in die Markierung mit aufnehmen. Die Reihenfolge, in der Sie die Zellen markieren, bestimmt auch die Reihenfolge, in der Excel die Zellen anspringt.

Fehler wegen Division durch Null

Problem: In einer Excel-Tabelle wird eine Formel verwendet, die eine Division durchführt (=E5/D12). Die Zellen, auf die sich die Formel bezieht, sind noch leer, da die Werte erst zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden sollen.

Die Fehlermeldung #DIV/0! kann man mit folgender Formel unterdrücken:
=WENN(ISTFEHLER(E5/D12);"";E5/D12)

Bei dieser Formel spielt es keine Rolle, welche Berechnung man durchführt. Die Formel unterdrückt alle Fehlermeldungen, die eine Formel verursachen könnte.

Eine weitere Möglichkeit, diese Fehlermeldung zu unterdrücken, bietet folgende Formel:
=WENN(D12=0;"";E5/D12)

Sie prüft vorher, ob die Division erlaubt ist. Wenn nicht, gibt sie einfach einen Leerstring aus. Anstelle des Leerstrings kann man auch jede beliebige Meldung ausgeben lassen:
=WENN(D12=0;"Dein Fehler";E5/D12)

Fehlermeldungen beim Starten von Excel

Beim Start von Excel können folgende Fehlermeldungen auftreten:

– Objekt verknüpfen und einbetten nicht möglich...
– Beim Initialisieren der VBA-Bibliotheken ist ein Fehler aufgetreten...
– Die Anwendung in 0x300050ceb verweist auf Speicher tralala...
– Der Vorgang read konnte nicht durchgeführt werden...

Abhilfe: Excel aus der Kommandozeile (Start | Ausführen) mit folgendem Befehl starten:
excel.exe /regserver

Formate werden nicht korrekt übernommen (F2-Problem)

Format-Probleme (z.B. bei SVERWEIS "Wert wird nicht gefunden"). Erst wenn man in diese Zelle klickt und Enter drückt (oder mit F2 und Enter), funktioniert der SVERWEIS. Wie kann man das auf alle anderen Zellen übertragen, ohne jede Zelle einzeln anfassen zu müssen?

Spalte nach WORD kopieren, und von WORD wieder zurück nach Excel, dann sollte es klappen.

Formeln automatisch prüfen lassen

Wenn Sie in Excel Formeln eingeben, schleicht sich schon mal der eine oder andere Tippfehler ein. Je komplexer die Formeln sind, um so schwerer lässt sich die Fehlerquelle ausfindig machen. Die Fehlermeldung hilft dabei auch nicht.

Sie können für die Fehlersuche eine Eigenheit von Excel ausnutzen: Es wandelt alle Funktionsnamen und Zellbezüge bei korrekter Syntax immer in Großbuchstaben um. Wenn Sie also Ihre Formeln konsequent in Kleinbuchstaben schreiben, wandelt Excel alle Zeichen mit Ausnahme der Syntax-Fehlerquelle in Großbuchstaben um. Jetzt brauchen Sie nur noch nach Kleingeschriebenem zu suchen, und schon ist der Vertipper lokalisiert.

Große Tabellenbereiche komfortabel markieren

Wenn man einen größeren Tabellenausschnitt mit der Maus auswählen möchte, wird die Markierung mit hoher Geschwindigkeit erweitert, sobald der rechte oder untere Fensterrand erreicht ist. Das ganze lässt sich schwer kontrollieren, denn auch der Versuch, die Markierung zu verkleinern, läuft wieder mit hoher Geschwindigkeit ab. Welche Möglichkeit gibt es, große Tabellenbereiche zuverlässig zu markieren?

Für die Markierung von umfangreichen Bereichen gibt es drei empfehlenswerte Techniken:

Wenn man die Markierung im sichtbaren Tabellenausschnitt nur langsam spalten- oder zeilenweise erweitert, erhöht sich die Geschwindigkeit nur geringfügig, sobald man an den Fensterrand gelangt. So lässt sich sehr genau kontrollieren, welche Zellen ausgewählt werden.

PC Drucker, Scanner, Kopierer

Eine wenig bekannte Technik sieht folgendermaßen aus: Klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der gewünschten Markierung. Dann verwenden Sie die Bildlaufleisten, um in die rechte untere Ecke der gewünschten Markierung zu scrollen. Schließlich drücken Sie die [Umschalt]-Taste und halten sie gedrückt, während Sie in die rechte untere Ecke der Markierung klicken.

Sollten Sie den genauen Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der Markierung kennen, geht es auch so: klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der Markierung. Dann drücken Sie F5, geben den Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der gewünschten Markierung ein, drücken die [Umschalt]-Taste und halten sie gedrückt, während Sie auf "OK" klicken.

Kopf- und Fußzeilen einrichten

Das Einrichten von allgemeinen Kopf- und Fußzeilen ist unter Excel etwas versteckt. Sie finden die entsprechenden Einstellungen unter "Seitenlayout | Seite einrichten".

Dort haben Sie im Register Kopfzeile/Fußzeile die Möglichkeit, unter mehreren vordefinierten Formaten zu wählen oder eine benutzerdefinierte Kopf- bzw. Fußzeile anzulegen. Mit dem Schalter "Seitenansicht" können Sie Ihre Einstellungen dann noch überprüfen.

Kosten auf nächste Seite übernehmen

Sie möchten Ihre gesamten Kosten in einer Excel-Datei verwalten. Die erste Tabelle nimmt die fortlaufenden Kosten auf. Die zweite und die weiteren Tabellen rechnen jeweils ein gesamtes Jahr ab, wobei die Gesamtkosten von der ersten Tabelle zu übernehmen sind. Mit welcher Formel kann man die Kosten aus Tabelle 1 mit der jeweiligen Jahrestabelle verknüpfen?

Seit Excel seine Arbeitsblätter in mehrere Tabellen unterteilt, existiert auch die Möglichkeit, dreidimensional auf die Zellen zuzugreifen. So berechnet =SUMME(Tabelle1:Tabelle2!A1:D6) die Summe über die dreidimensionale Matrix, die sich auf die Tabellen 1 und 2 sowie den Bereich A1 bis D6 bezieht.

Aber auch einfache Bezüge auf Zellen sind so möglich. Die Formel =Tabelle1!A6 überträgt den Wert der Zelle A6 in Tabelle 1 in eine beliebige andere Zelle; auch in die einer anderen Tabelle.

Scrollen des Bildschirms

Wenn man die Pfeiltasten betätigt, so springt der Cursor normalerweise von Zelle zu Zelle (links, rechts, hoch oder runter).

Es kann aber vorkommen, dass stattdessen der gesamte Bildschirm verschoben wird, wenn man die Pfeiltasten drückt; dabei wird die Zellenmarkierung nicht verschoben!

Abhilfe: die "Rollen-Taste" (oder Scroll-Lock) auf der Tastatur ist eingeschaltet: Diese Taste einmal drücken, dann gehts wieder (in Word ist das anders gelöst: mit AutoBildlauf).

Tabelle drehen (Transponieren)

Oft stellt man erst hinterher fest, dass man in einer Excel-Tabelle die Spalten besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten dargestellt hätte.

Excel kann das automatisch umstellen: Tabelle markieren und in die Zwischenablage kopieren; in eine andere Zelle klicken, um den Startpunkt der Tabelle festzulegen; dann Bearbeiten - Inhalte einfügen wählen.

In der Dialogbox den Schalter "Transponieren" wählen und dann mit "OK" bestätigen.

VBA: Fehler bei Programmlauf mit Left(), Right() oder anderen VBA-Befehlen

Beim Debuggen erkennt VBA manchmal seinen eigenen Befehlscode nicht. Vermutlich ein Registrierungsproblem: in der Entwicklungsumgebung (ALT + F11) über Menü "Extras | Verweise" nachsehen, ob ein Verweis der aktuell installierten Excel-Anwendung zu VBA geschaltet ist.

Solche Probleme treten auch auf, wenn ein AddIn installiert ist, das VBA-Funktionen über benutzerdefinierte Funktionen belegt.

Abhilfe: folgenden Syntax verwenden: z.B. VBA.Left(), VBA.Right(), VBA.MsgBox, VBA.DoEvents, VBA.Form1, usw.

Wildcard * oder ? (Platzhalter) im Text suchen

Um in einer Tabelle nach dem Zeichen * zu suchen (oder dieses Zeichen durch ein anderes zu ersetzen), muss man eine Tilde voranstellen (also: ~*), damit es nicht als Wildcard interpretiert wird.

Dasselbe gilt auch für den Fragezeichen-Platzhalter ? (also: ~?).

Wurzel berechnen

Prüfungsaufgabe: Ein Durchmesser soll mit der dritten Wurzel aus dem Volumen einer Billardkugel berechnet werden.

PC Multimedia Komplettsysteme

Lösung: Die Funktion Wurzel verwendet Excel ausschließlich für die Berechnung der Quadratwurzel. Das ist aber nicht weiter schlimm, denn der mathematische Hintergrund einer Wurzelberechnung ist nicht kompliziert: Der Ausgangswert für die Wurzelberechnung wird mit dem Kehrwert der gewünschten Wurzel potenziert. Das ist für Kopfrechner eine harte Nuss, für Excel aber eine leichte Aufgabe.

Um also die dritte Wurzel aus einem Wert in der Zelle A1 zu berechnen, geben Sie folgende Formel ein:

=A1^(1/3)

Das Dachzeichen dient dabei als Operator für das Potenzieren. Auf diese Weise können Sie auch jede beliebige Wurzel ziehen. Sie brauchen bloß den Wert 3 gegen einen anderen auszutauschen. Mit dem Wert 2 erhalten Sie so beispielsweise die Quadratwurzel.

Wenn Sie die Wurzelberechnung innerhalb einer großen Formel verwenden, setzen Sie Klammern um den Ausdruck. Das beugt möglichen Fehlern vor.

Zeilen und Spalten einer Tabelle austauschen: Transponieren

Oft merkt man erst nach dem Fertigstellen einer umfangreichen Tabelle, dass die Spalten viel besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten dargestellt wären. Es ist jedoch nicht erforderlich, die Tabelle neu zu erstellen oder ein aufwändiges Makro zum Vertauschen der Zellen und Spalten zu schreiben. Sie können Sie durch einfaches Kopieren und Einfügen nach Belieben drehen.

Markieren Sie dafür die ursprüngliche Tabelle und kopieren Sie diese mit [Strg] [C] in die Zwischenablage. Setzen Sie dann den Mauszeiger in die Zelle, in der die oberste linke Zelle der neuen Tabelle erscheinen soll und wählen Sie "Start | Einfügen | Inhalte einfügen".

Aktivieren Sie in der folgenden Dialogbox die Option "Transponieren". Die ehemaligen Spalten werden nun in Zeilen und die Zeilen in Spalten angeordnet.

Zeilenhöhe und Spaltenbreite ermitteln

Wollen Sie in Excel die Breite einer Spalte ermitteln, müssen Sie nicht extra über "Start | Format | Spaltenbreite" ein kleines Fenster öffnen, das Ihnen die Spaltenbreite mitteilt.

Viel schneller erhalten Sie diese Information, wenn Sie mit der Maus im Spaltenkopf auf die Hilfslinie klicken, die beide Spalten trennt.

Mit der gleichen Methode können Sie auch die Höhe einer Zeile in Erfahrung zu bringen, ohne ein Menü bemühen zu müssen.

Zeilenumbruch in Zelle erzeugen bzw. per VBA entfernen

Ein Zeilenumbruch besteht aus zwei Zeichen: Chr(13) und Chr(10). Diese Zeichen kann man innerhalb der Excelzelle mit der Tastenkombination ALT und ENTER manuell erzeugen, wenn die Zellen-Eigenschaft auf "Zeilenumbruch = ja" bestätigt wurde (Menü: Start | Ausrichtung | Zeilenumbruch).

In VBA lässt sich der Zeilenumbruch am besten mit vbCrLf einfügen. Beispiel:

ActiveCell.Value = "Heute " & vbCrLf & "ist " & vbCrLf & "ein " & vbCrLf & "guter " & vbCrLf & "Tag"

Ergebnis:

   Heute 
   ist 
   ein 
   guter 
   Tag 

Andere Möglichkeit per VBA mit Chr(13) und Chr(10):

ActiveCell.Value = "Heute " & Chr(13) & Chr(10) & "ist " & Chr(13) & Chr(10) & "Sonntag"

Wie man im kleinen Bild sieht, können nach jedem Zeilenumbruch beim Einfügen von Werten aus anderen Anwendungen hässliche Vierecke entstehen. Und beim Exportieren von Excel-Werten nach Access kann man auf Fehlermeldungen stoßen, denn Access hat den Import verweigert.

Will man nun diese Vierecke entfernen, stößt man auf ein Problem, besonders wenn man Hunderte von Zellen manuell zu korrigieren hätte.

Abhilfe mit der Replace-Funktion (für die aktive Zelle):

ActiveCell.Value = VBA.Replace(alterText, Chr(10), " ")

Oder mit "Suchen und Ersetzen" im gesamten Arbeitsblatt per VBA-Makro:

Cells.Replace What:="" & Chr(10) & "", Replacement:=" ", LookAt:=xlPart, SearchOrder:=xlByColumns, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, ReplaceFormat:=False

Folgenden Tipp fanden wir auf www.office-loesung.de, der aber versagt, wenn der Benutzer mit einem Notebook OHNE Zifferntastatur arbeitet:

– Nutze die "Ersetzen"-Funktion (im Menü "Bearbeiten") von Excel.
– Zuerst die Spalte oder die Zellen kennzeichnen, in denen sich die zu entfernenden Zeilenumbrüche befinden.
– Dann das "Ersetzen"-Fenster aufrufen Strg + H.
– Den Cursor in die "Suchen nach"-Zeile stellen und dann die ALT-Taste drücken und festhalten.
– Über die Zifferntastatur 0010 eingeben – danach die ALT-Taste loslassen.
– Im Eingabefeld ist nichts zu sehen ist, das ist korrekt.
– Das "Ersetzen durch"-Feld kann leer gelassen oder ein Leerzeichen eingegeben werden.
– Die Zeilenumbrüche werden dann durch das eingegebene Zeichen getrennt.
– Nach Klick auf den Button "Alle ersetzen" werden die Zeilenumbrüche in den gekennzeichneten Zellen entfernt.

Zeitdifferenz berechnen

Wie kann man die Differenz von 08:00 Uhr minus 10:00 Uhr berechnen?

In A1 steht 10:00, und in B1 steht 08:00. Geben Sie in das Ergebnisfeld folgende Beispiel-Formel ein:

=WENN(B1-A1<0;"-"&TEXT((B1-A1)*-1;"[hh]:mm");B1-A1)

Das Ergebnis wird korrekt -02:00 angezeigt. Dies wird jedoch als Text angezeigt. Weitere Berechnungen sind damit nicht möglich.

Zellbereiche per Doppelklick ausfüllen

Wenn Sie in eine Excel-Zelle eine Formel geschrieben haben, können Sie diese ganz einfach nach unten kopieren, indem Sie den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Zelle bewegen, die linke Maustaste drücken und bei gedrückter Maustaste einen Bereich aufziehen, in den Sie die Formel kopieren wollen. Dieses sehr praktische automatische Ausfüllen passt die Zellbezüge automatisch an und eignet sich sowohl zum Kopieren nach unten, als auch nach rechts. Allerdings ist es etwas mühsam, umfangreiche Zellbereiche auf diese Weise auszufüllen.

Möchten Sie eine Formel über einen sehr großen Zellbereich nach unten kopieren, ist es praktischer, auf die rechte untere Ecke der Zelle, die die Formel enthält, doppelt zu klicken. Excel füllt die Spalte dann so weit nach unten mit der Formel aus, bis links daneben eine leere Zelle auftaucht. Wenn Sie also die erste Spalte von Hand ausfüllen, erkennt Excel automatisch, wie weit es die anderen Spalten bei einem Doppelklick ausfüllen muss.

Zellbezug bei Formeln

Die intelligente Verwaltung von Zellbezügen von Excel macht dem Anwender manchmal bei ganz einfachen Aktionen das Leben schwer. Möchte man z. B. erreichen, dass sich eine Formel immer auf die Spalte A bezieht, und im Fall, dass diese Spalte gelöscht wird, die Zellen der nachrückenden Spalte B verwendet werden, ist dies mit den gängigen Bezugsarten nicht zu erreichen.

Verwendet man den relativen Bezug =A1+12, so gibt diese Formel beim Löschen der gesamten Spalte A die Fehlermeldung #BEZUG! aus. Setzt man den Zellbezug mit =$A$1+12 absolut, erhält man das gleiche Ergebnis.

Möchten Sie, dass sich eine Formel grundsätzlich auf eine bestimmte Zelle einer Excel-Tabelle bezieht und den Wert nach dem Löschen der Spalte aus der nachrückenden Spalte nimmt, so verwenden Sie folgende Schreibweise:

=INDIREKT("A1")+12

In diesem Fall bezieht sich die Formel immer auf die aktuelle Zelle A1. Dies gilt auch dann, wenn sie gelöscht und deshalb durch eine nachrückende Zelle ersetzt wird.

Zellbezüge schnell absolut setzen

In Formeln wird zwischen absoluten und relativen Zellbezügen unterschieden. Relative Bezüge gleicht Excel beim Kopieren oder Verschieben einer Formel immer an die neue Position der Formel an.

Soll sich die Formel immer an einer bestimmten Zelle orientieren, egal, wohin die Formel kopiert oder verschoben wird, kommt das $-Zeichen zum Einsatz, das diese Bezüge absolut setzt. Möchte man die Zelle A1 in einer Formel absolut setzen, wäre die Schreibweise $A$1 – das erste $-Zeichen setzt die Spalte A absolut, das zweite die Zeile 1.

Es gibt auch Kombinationen aus absoluten und variablen Zellbezügen, bei denen etwa die Zeile absolut und die Spalte relativ gesetzt wird: A$1 – oder umgekehrt: $A1

Wenn Sie häufig mit absoluten Zellbezügen arbeiten, müssen Sie nicht jedesmal die $-Zeichen von Hand setzen. Setzen Sie einfach den Cursor auf die Zelle, die Sie bearbeiten wollen, und bringen Sie die Formel mit der Taste [F2] in den Bearbeitungsmodus. Setzen Sie nun den Mauszeiger auf den ersten Zellbezug, den Sie ändern wollen, und betätigen die Taste [F4].

Excel setzt diese Formel absolut, indem es jeweils ein $-Zeichen vor die Spalten- und Zeilenangabe einfügt. Nochmaliges Betätigen setzt nur die Zeile absolut, ein drittes Mal die Spalte und mit dem vierten Drücken der Taste [F4] wird der Bezug wieder relativ, also frei von $-Zeichen.

So können Sie nachträglich bei jedem Bezug in der Formel entscheiden, ob und auf welche Art Sie ihn absolut setzen wollen.

Zelleninhalt unsichtbar machen

Markieren Sie die betreffenden Zellen. Dann wählen Sie mit der Maus die Menüs "Start | Zahl | Kategorie: Benutzerdefiniert" an.

In das Feld "Format" geben Sie ein: ;;; (3 mal Semikolon).

Zellinhalte trennen mit "Text in Spalten"

Mit Hilfe der Funktion "Daten | Text in Spalten" können Sie Zellinhalte aufteilen. Sie müssen vorher lediglich dafür sorgen, dass die Zellen rechts neben den Zellen, die Sie aufsplitten wollen, frei sind.

Dazu markieren Sie die Zellen oder die gesamte Spalte und wählen die Funktion "Text in Spalten" im Menü "Daten". Im daraufhin erscheinenden Textassistenten klicken Sie zunächst auf "Weiter" und aktivieren dann die Option "Leerzeichen" im Bereich "Trennzeichen".

In der Vorschau im unteren Bereich des Fensters erkennen Sie bereits, dass die Daten in mehrere Spalten aufgeteilt wurden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Ende" in der rechten unteren Fensterecke können Sie den Vorgang bestätigen, und der Zellinhalt wird auf die markierten und die direkt rechts angrenzenden Zellen verteilt.

Zentrierte Überschrift über mehrere Zellen hinweg

Text der Überschrift eingeben, dann Bereich markieren (z.B. Zellen A1 bis F1).

Im Menü "Start | Ausrichtung" befindet sich das Symbol "Verbinden und Zentrieren".

Zugriff auf bestimmte Tabellen der Arbeitsmappe

In umfangreichen Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern ist die Bewegung zwischen den einzelnen Seiten mit Hilfe der Laufbalken oft etwas mühsam.

Möchten Sie besonders flott von einer zur anderen Tabelle wechseln, klicken Sie die Pfeiltasten, mit denen Sie sich normalerweise zu entfernten Tabellen bewegen, mit der rechten Maustaste an.

In dem sich darauf öffnenden Pop-up-Menü erscheint eine Liste aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Wählen Sie darin mit Hilfe eines Mausklicks den gewünschten Namen aus, und Sie landen sofort in der entsprechenden Tabelle.

Zwischensummen nicht in Gesamtsumme einbeziehen

Wenn Sie in Zahlenkolonnen hin und wieder Zwischensummen einfügen wollen, ergibt sich ein rechnerisches Problem: Wenn die Tabellenkalkulation Excel die Summe aus allen Zellen oberhalb der aktiven Zelle bilden soll, werden Zwischensummen, die sich in diesem Bereich befinden, ebenfalls hinzugezählt. Für korrekte Ergebnisse müssten Sie also bei jeder Summenformel die Zwischenergebnisse subtrahieren.

Das lässt sich verhindern, indem man die Zwischensummen nicht in derselben Spalte wie die Zahlenkolonne, sondern in einer anderen Spalte berechnet. Falls das bei Ihnen nicht möglich ist und Sie gezwungen sind, die Zwischensummen in dieselben Spalten wie die Beträge zu schreiben, können Sie mit einer speziellen Formel erreichen, dass die Zwischensummen einer Spalte beim Summieren ignoriert und somit nicht mitgezählt werden.

Definieren Sie dafür sämtliche Zwischensummen als Text. Möchten Sie z. B. eine Zwischensumme der Beträge in den Zellen A1 bis A10 bilden, so lautet die Formel

=TEXT(SUMME(A1:A10);"#.##0,00")

Am Ende der Formel wird noch definiert, in welchem Zahlenformat die Zwischensumme dargestellt wird. Wenn Sie mit Hilfe dieser Formel die Zwischensummen einer Zahlenkolonne ermitteln, dann werden diese Beträge von der Summenformel ignoriert.

Trotzdem können Sie mit diesem Ergebnis rechnen: Wenn Sie die Summe nicht mit der Funktion =SUMME(A1:A2), sondern mit Hilfe des Plus-Zeichens, also in der Form =A1+A2, bilden, erkennt Excel die Ergebnisse als Zahl an und bezieht sie in die Berechnung ein.

© Excel: Tipps und Tricks zur Office-Anwendung wurde dokumentiert von Winfried Brumma (Pressenet), 2020.